OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴管理をOFFにして ストレージ領域を節約する方法

SharePoint Online : 2017.06.02 Friday

SharePoint Online/OneDrive for business バージョン履歴管理

SharePoint Onlineのドキュメントライブラリには、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値では 500 のメジャーバージョンを保持するようになっています。

OneDrive for businessは、裏側では SharePoint Onlineを使っているので、OneDriveライブラリにも、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値は 500メジャーバージョン保持です。

バージョン履歴を残すメリット、デメリット

過去バージョンを残すことで、「間違った変更などを元に戻したり」、「過去のファイル内容を確認したり」できるメリットがあります。いつ どのファイルに どのような変更を行ったか 覚えている(記録している)几帳面な方であれば 特定の日時の状態にファイルが復元できるので、たいへん便利な機能です。

過去バージョンを残すということは、上記のメリットのトレードオフとして、「ストレージ領域を(余分に)使う」というデメリットがあります。企業ユーザー向けの OneDrive for business は Office365 E1/E3/E5ライセンスを持っていれば 初期状態で 1 TBのストレージが使えますが、そのほとんどが過去バージョンとなると、相対的にみて OneDriveにおけるファイル容量が減ります。いくつかのファイルをOneDriveに置いて、更新(=バージョン履歴情報が追加)していくと 計算上は「1 TB÷500 バージョン」なので 約 2 GBが実ファイルの合計値となります。Word/Excelなどの 数10 kBのデータであれば 2万ファイルぐらいまでですが、画像・動画ファイルなどのサイズが大きいものでは、すぐにストレージ領域を使い切ってしまうかもしれません。

ローカルパソコンにあるファイルをバックアップとして OneDriveに格納する場合、当該ファイルが更新されないのであれば 1バージョンだけでよく バージョン履歴管理は不要です。当該ファイルが定期的に更新されるのであれば、バージョン履歴管理が必要になります。

OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴機能をOFFにする方法

SharePoint Onlineであれば ドキュメントライブラリ設定画面から、バージョン履歴の保存有無、バージョン数が変更できますが・・・OneDriveでも 同じように設定変更はできます。ただし、複雑な操作になるので 一般ユーザーには敷居が高いかもしれません。

1. OneDriveの右上[歯車]、[サイトの設定]
2. サイトの設定画面で、右上[歯車]、[サイトコンテンツ]
3. サイトコンテンツ画面で、左下[従来のSharePointの表示に戻す]
4. (旧)サイトコンテンツ画面で、「ドキュメント」の下にある[...]、[設定]
5. ドキュメント設定画面で、[バージョン設定]
6. バージョン管理の有無、バージョン数を変更して [OK]
OneDriveバージョン履歴 設定

OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴を削除にする方法

ストレージ領域が少なくなったときに、バージョン履歴機能 OFFのような「複雑な操作」をおこなわずに、手っ取り早く 対処するには「過去バージョンの削除」という手段もあります。

OneDriveで ファイルの右側にある[...]−[バージョン履歴]をクリックして、バージョン履歴画面で[すべてのバージョンを削除]をクリックすれば、1ファイルのバージョン履歴が削除されます。サイズの大きなファイルから順に、他のファイルについても 同様な操作をおこなえば 暫定的ではありますが ストレージの空き領域が増えます。
OneDriveバージョン履歴 すべて削除


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