SharePoint Tips (シェアポのビジネス活用)

SharePoint Onlienのリスト／ライブラリ列の種類「複数行テキスト」では、書式なしテキスト、リッチテキスト、拡張リッチテキストの３つから １つが選択できました。テキスト情報だけでよい場合は「書式なしテキスト」、テキストに色をつけたりファイルを添付したりするときは「拡張リッチテキスト」を使います。あと１つの「リッチテキスト」は 歴代のSharePointバージョンで 使われてきた遺産で．．．予定表（カレンダー）の説明や タスクの説明など 一部の標準リスト（アプリ）で使われているものです。

そして 気づいたら．．．「リッチテキスト」が無くなりました。新しく 複数行テキストで列を作ると、「書式なしテキスト」と「拡張リッチテキスト」の２つしか選択できなくなってました。


既存の複数行テキスト列でリッチテキストだったものは、引き続き使えるようです。


もともと「リッチテキスト」は ほとんど使っていないので影響は軽微ですが、こんなところの変更よりは 「表示数を増やす／表示数を減らす」を”表示しないオプション”や、リストアイテム表示を ダイアログオープンではなく 画面遷移するなどの 根本的なところを直してほしいものです。

SharePoint管理者から見て、驚きの「改悪」ニュースです。
「SharePoint OnlineチームサイトとOneDrive for Businessのドキュメント ライブラリ バージョン管理を有効化」。

Versioning update to Document Libraries in team sites in SharePoint Online and OneDrive for Business



ニュースの概要をまとめると、以下の通りです。
・対象は SharePoint Online と OneDrive for Business の ドキュメントライブラリ
・メジャーバージョン保持数が 100未満ならば 100に変更される。
・メジャーバージョン保持数が 100以上ならば 変更はなく、そのまま。
・メジャーバージョン保持数をOffにはできない。バージョン管理の無効化もできない。
・展開時期は 2018年6月初旬から 7 月末まで。

このニュースのどこが「驚き」なのかは...
・例えば OneDriveは 1 TBの容量がありますが、既定値のまま バージョン数=500としていると 最大で「実際のファイルサイズ」の 500倍の容量が必要になります。 つまり、1 TB÷500→ 2 GBしか 使えなくなります。そんなに 更新しないファイルであれば 運用上は問題ないのですが、複数名で頻繁に更新する ExcelファイルやOneNoteファイルなどは 無駄なバージョンが増えて、容量を圧迫するかと。

・OneNoteファイルは 動画ファイルや画像ファイルなどを貼り付け易いので 1ファイルサイズが大きくなりますが、そのようなサイズの大きいファイルを扱う場合も、メジャーバージョン保持数が 100以上になるので 最大で「実際のファイルサイズ」の100倍の容量が必要になります。例えば 500MBのOneNoteノートブックを頻繁に更新すると 500MB×100→50 GBの容量を消費します。たった 1%のために 残り99%の無駄な容量を消費するのは 明らかな無駄。

・いままでの SharePointでも バージョン数は 5から10が一般的です。Office Onlineが自動でファイル保存するので、そのような使い方をする場合は バージョン数を大きくします。大きなサイズのファイルがあれば バージョン数を小さくします。そのような バージョン数の調整（0から100未満）が できなくなるのは痛いです。

Microsoftさんの言い分としては...
・2018年7月に ユーザー辺りの容量を 20倍（0.5 GB→10.0GB）にした。
・バージョニングは ユーザーデータの記録保持に役立つ。

上記のブログサイトに、たくさんコメントついていますが 結果的に「このUpdate無し」になってくれると嬉しいです。

(2018.05.31　追記)
発表から1週間が経過して、ブログ記事へのコメントも増えていますね。
・本質を理解している「出来る子」コメント 33%
・MS関係者らしき人の 微妙なコメント 21%
・本当にSharePointを使っているのか疑わしいコメント 46%

もっと「出来る子」コメントが増えてくれると嬉しいです。

(2018.06.15　追記)
ブログ記事へのコメント、OneNoteに関するRoger Guさんの回答が笑えますね。

▼MSブログ記事のコメント回答
OneNote versioning works differently from other documents regardless the library setting, so this change won't affect OneNote.
OneNoteのバージョン管理は、ライブラリの設定に関係なく他のドキュメントとは異なるため、この変更はOneNoteには影響しません。
▲MSブログ記事のコメント回答

SharePointライブラリのバージョンとは別に、OneNoteノートブックはバージョンを持っています。つまり、SharePointライブラリ上にOneNoteノートブックを置く場合、どちらかのバージョンは不要。なので 通常は SharePointライブラリ側のバージョンをOffにします。

SharePointライブラリ上にOneNoteノートブックを置く場合、OneNoteノートブックは「フォルダ」なのでバージョンはなく、OneNoteセクションファイルに SharePointバージョンが付く 。そして ユーザーは SharePointライブラリからは OneNoteセクションファイルは操作できないので SharePointバージョンが勝手につくけど削除できない無駄な状態。サイトコレクション管理者が記憶域メトリックスから 1ファイルづつバージョンを削除？ 運用的にあり得ないですね...。


また 新しいブログ記事（New Updates to OneDrive and SharePoint Team Site Versioning）が掲載されていますね。援護射撃でしょうか。内容的には変更なしで、6月後半から7月中に展開です。民の祈りは 神には届かず...

バージョン設定画面で 設定できる項目は7つあります。


バージョン設定のバリエーションを 10種類準備して バージョン設定がどのようにUpdateされるのか、待ってみようと思います。


(2018.08.17　追記)
日本では お盆休みの人も多いかと思われますが。バージョン設定、ついに一般提供が開始されました。まだ、実物にはお目にかかっていませんが、どうなることやら・・・。


・・・っと思っていたら

2018年8月14日のMicrosoftブログ記事で バージョン管理のUpdateを回避するオプションが追加され、Office365テナント単位で PowerShell（Set-SPOTenant, EnableMinimumVersionRequirement）で設定できるようになりました。
2018年9月末までに実行しておけば、バージョン管理の改悪UPDATEは適用されず 今まで通りの設定が保持されるようです。

滅多にないけど たまにある・・・「SharePointリスト破損」。
今回は、SharePoint リスト設定画面の Webアドレスが error.aspxになるの巻。


Web アドレス:
https://(TENANT).sharepoint.com/sites/(SITENAME)/_layouts/error.aspx

通常であれば Webアドレスには リスト名と既定ビューの名前が表示されるはず。
https://(TENANT).sharepoint.com/sites/(SITENAME)/lists/(LISTNAME)/AllItems.aspx

そして 既定ビュー（チェック）がなくなる病。


リストの既定ビューなどを あまりカスタマイズ（ページ編集、Webパーツ追加などなど）しては いけませんね。

予定表リストのアイテム表示フォーム（DispForm.aspx）に [カスタム コマンド]タブ、[イベントのエクスポート]という機能が追加されました。[イベントのエクスポート]をクリックすると・・・

「owssvr.ics」のダウンロードが開始します。ファイル拡張子 icsは iCalendar形式と呼ばれるもので、いくつかのカレンダーアプリケーションと電子メールアプリケーションで使用されるファイル拡張子です。[ファイルを開く]をクリックすると・・・

ファイルを開く方法の選択ダイアログが表示されます。[Outlook 2016]を選択して [OK]をクリックすると・・・

Outlook 2016で イベント登録のダイアログが開いて、SharePoint予定表の予定（タイトル、日時、内容など）が表示されます。

これって・・・モダンUIのWebパーツ「イベント」で 予定表リストの予定カードにある「個人用の予定表に追加」と同じ機能ですね。ついでに クラシックUIにも追加した感じですかね。

モダン表示に関する仕様変更なのか、新しいサイト機能の仕様変更なのか、SharePoint 2019に向けた布石なのかは不明ですが．．．2017年9月頃から SharePoint Onlineでビュー設定画面に 「アイテムはレコードです（Item is a Record）」「コンプライアンス資産ID（Compliance Asset Id）」「ラベルが適用されました(Label Applied)」などの 新しい列が追加されています。


「アイテムはレコードです（Item is a Record）」は、Yes/Noの列で レコード機能（データを別のサイトに複製アーカイブする機能）のレコードでしょうか？

「コンプライアンス資産ID（Compliance Asset Id）」は、ドキュメントライブラリなどのライブラリに追加される列で、カスタムリストなどには追加されないみたいです。監査とか セキュリティでドキュメントを保持するための機能ON/OFFでしょうか？

「ラベルが適用されました(Label Applied)」は、ラベルなので 用語セット、タグみたいなもの？

使いみちを調べねば。