SharePoint Tips (シェアポのビジネス活用)

SharePoint Online、クラウドサービス（SaaS）なので どんどんと新しい機能が追加されています。今回は、SharePoint Onlineから関連ツール（PowerApps/Flow）を使うメニューについて どうなっているかという記事。

SharePointドキュメントライブラリ＆フロー
SharePoint Online モダン表示のドキュメントライブラリでは、コマンドバーに PowerAppsメニューは無く、Microsoft Flowメニューだけがあります。Microsoft Flowメニューには、フローの作成・表示・構成の３つがあります。ここから フローを作成すると ライセンスの付与具合によっては 無償のFlowライセンスが使われたりするのですが...ライセンスの問題をクリアしているとして...割と 直感的に使えるようなメニューになっていますね。機能を追加したいSharePointライブラリにアクセスして、そこからフローを作成できるので。


SharePointカスタムリスト＆フロー
SharePoint Online モダン表示のカスタムリストでは、コマンドバーに PowerAppsと Microsoft Flowメニューがあります。Microsoft Flowメニューには、フローの作成・表示・構成と「アラームを設定」の４つがあり、アラームの設定のサブメニューには「受付日」「完了日」などの日付列が自動的に追加されます。


SharePointには 標準で通知（Alert me）という機能があり、ライブラリ/リストに新しいデータが登録された際に、メールが送信できます。通知機能ではメール件名・本文をカスタマイズできないので、実運用では「いまひとつ」な機能なのですが...通知をフローで作成すれば ある程度はカスタマイズできるのがいいところですね。

SharePointカスタムリスト＆PowerApps
SharePoint Online モダン表示のカスタムリスト・PowerAppsメニューには、「アプリの作成」と「フォームのカスタマイズ」という２つのメニューがあります。


「アプリの作成」は SharePointリストデータを使って、別画面でPowerAppsアプリを作るので、PowerAppsの開発画面から作るのと大差ないような機能メニューです。

「フォームのカスタマイズ」は、表示しているカスタムリストの入力フォームなどをカスタマイズするメニューです。過去には、JavaScriptで苦心してフォームをカスタマイズしたり、SharePont Designerでフォームカスタマイズしたり、InfoPathでフォームカスタマイズしたりしていたのですが・・・モダンUIでは JavaScriptが使えず、SharePoint Designerカスタマイズもできず、InfoPathも居なくなり・・・やっと PowerAppsでフォームカスタマイズができるようになって 喜ばしい限りです。

難点は...フォームカスタマイズで作ったフォームは、PowerAppsアプリ一覧に表示されないことです。PowerApps開発画面や管理画面などが進化することを期待しています。

SharePoint Onlineで モダンUIのページ追加（サイトページの追加）すると、ページが作成できます。ページは 編集と発行だけを使っていると通常のページですが、ニュースとして投稿すると サイトのニュースとして情報が伝搬するようになります。

編集と発行だけを使ったページ

編集と発行だけを使ったページの操作概要は以下の通りです。

(1) 右上の[歯車アイコン],[ページの追加]を順にクリック
(2) ページに Webパーツを追加して、コンテンツを作成
(3) [発行]をクリック
(4) [編集]をクリック
(5) ページのコンテンツを編集
(6) [発行]をクリック

ニュースとして投稿するページ

ニュースとして投稿すると サイトのニュースとして情報が伝搬するようになります。
通常のページは[レベル上げ（Promote）]をクリックすれば、ニュースに格上げできます。

(1) 右上の[歯車アイコン],[ページの追加]を順にクリック
(2) ページに Webパーツを追加して、コンテンツを作成
(3) [発行]をクリックして、ニュース投稿
(4) [編集]をクリック
(5) ページのコンテンツを編集
(6) [ニュースを投稿する]をクリック

今までのサイトページでは、上記の(6)が [発行]ボタンだったのですが、最近のUpdateで [ニュースを投稿する(Post news)]というボタン名に変更されました。
(日本語サイトの場合)


(英語サイトの場合)

SharePointモダンUI サイトページ、CSSカスタマイズができないので 色合い調整すらできず．．．
画像（写真、イラスト）に頼ったページになっていましたが、やっとやっと．．．
セクションの背景色が指定できるようになりました。



「背景色」と言っても 自由に色が選べるわけではなく、サイト外観で指定した色を「なし(None)」、「どちらでもない(Neutral)」、「やわらかい(Soft)」、強い(Strong)」の4段階で指定する感じですね。「セクション単位」なので、２段組みだと左右とも同じ色合いで、「左側だけ色付け」などはできない感じ。

なし (None)
なしは通常は「白」ですね。外観の設定によっては黒っぽい色にもなりますが。


どちらでもない (Neutral)
どちらでもないは「灰色」ですね。


やわらかい (Soft)
やわらかいは外観の背景色をソフトな感じにした色。


強い (Strong)
強いは外観の背景色そのままの色。

「いまさら」かもしれませんが、SharePoint Onlineの「サイトページ」機能についてです。サイトページは SharePointモダンUIのページで モダンUIのWebパーツを貼り付けたり、ニュースとして 当該サイト以外に フィードを上げたりできます。モダンUIでは「肝」となる要素ですね。

まずは、従来のサイト（クラシックUI時代に作ったサイト）で サイトページを使う方法を説明して、そのあとに問題点を説明しますね。

サイトページ機能のアクティブ化

クラシックUI時代に作成した古いサイトコレクション・サイトでは「サイトページ機能」をアクティブ化すれば、サイトページが作成できます。この機能をアクティブ化すると「サイトのページ」ライブラリに「サイトページ」コンテンツタイプが追加されて [新規]メニューから「サイトページ」が選択できるようになります。

サイトの機能 > サイトページ機能


変更前の「サイトのページ」ライブラリ


変更後の「サイトのページ」ライブラリ

サイトページ作成、カテゴリ列の追加

サイトページ機能をアクティブ化したら、[＋新規]-[サイトページ]で モダンUIのサイトページを作成して 発行します。

その後、「サイトのページ」ライブラリで 「カテゴリ」列を追加します。


しかし．．．「カテゴリ」列は コンテンツタイプ「Wikiページ」と「Webパーツページ」には追加されますが、「サイトページ」には追加されません。

Wikiページ コンテンツタイプの列


サイトページ コンテンツタイプの列


「それがどうしたの？」っという声が聞こえてきそうですが．．．
モダンUIのニュース（＝サイトページ）でカテゴリ分類ができなくなるのが問題です。サイトページに「ページのプロパティ」Webパーツを追加しても「カテゴリ」が追加できません。んー 困った。

コンテンツタイプ追加できる/できない

いろいろ調べてみたら、サイトコレクションのトップレベルサイト・サブサイトに関わらず、コンテンツタイプ追加ができたり／できなかったりという結果になりました。

サイトコレクション、サイト、UI（モダンOrクラシック）の組み合わせは、以下の通り。
(C1) トップレベルサイト（チームサイト クラシック）
(C2) 　サブサイトA（チームサイト クラシック）
(C3) 　サブサイトB（チームサイト モダン）
(M1) トップレベルサイト（チームサイト/コミュニケーションサイト モダン）
(M2) 　サブサイトA（チームサイト クラシック）
(M3) 　サブサイトB（チームサイト モダン）

(M1) の モダン チームサイト(テンプレート)で作成したサイトコレクションでは、 コンテンツタイプに列追加できました。モダン コミュニケーションサイト(テンプレート)で作成したサイトコレクションでは、 コンテンツタイプに列追加できました。

(M2)は 組み合わせとしては考えられますが、モダンUIサイトコレクションにクラシックUIサブサイトは作らないかな．．．・

(M3)は 未確認ですが、たぶんコンテンツ追加ができるんでしょうね．．．ネイティブなモダンUIだから。

(C1) は．．．できたり、できなかったり。できるサイトとできないサイトで、サイトコレクション機能、サイト機能に差異はなし。

(C2) は．．．できたり、できなかったり。できるサイトとできないサイトで、サイト機能に差異はなし。2年前に作成したサブサイトで、特に何もやっていないのに コンテンツタイプに列追加できたり・・・最近作成したサブサイトなのにコンテンツタイプに列追加できなかったりします。

(C3) は．．．できたり、できなかったり。できるサイトとできないサイトで、サイト機能に差異はなし。2018年2月に作成したサブサイトで、コンテンツタイプに列追加できたりします。2018年11月に作成したサブサイトで、コンテンツタイプに列追加できなかったりします。

できるライブラリとできないライブラリの設定を比較していくと・・・できるライブラリではリストコンテンツタイプ「サイトページ」が編集可能、できないライブラリではリストコンテンツタイプ「サイトページ」が編集不可となっていました。


　　「んー？ ということは？」


PowerShellスクリプトを使って、リストコンテンツタイプの編集可否を変更する「邪道な方法」は 置いといて。


（コンテンツタイプ＝サイトページのページを削除してから） リストコンテンツタイプ「サイトページ」を削除して、サイトコンテンツタイプ「サイトページ」を追加してみると、やはりリストコンテンツタイプ「サイトページ」は編集不可のまま。


　　・・・詰んだ。


ググってみると stackexchangeで 同じように苦しんでいる人たちを発見。既知の問題らしいけど 残念ながら解決策は載っていませんでした．．．。モダンUIのUpdateは頑張っているけど、クラシックUIは放置状態ってことですかね。
How to add metadata to a Modern Page?

(2019.01.25　追記)
(C3): サイトコレクション=クラシックで サイト=モダンのサブサイト、評価結果を追記しました。
(M1): サイトコレクション=モダンの評価結果を追記しました。

コロコロと仕様がよく変わり、マニュアルを作っても追いつかないですね。
「クラウド（SaaS）だから」と 言われれば おっしゃる通りなのですが...。

SharePoint/OneDriveドキュメントライブラリの共有（リンクの設定）に「ダウンロードを禁止する」が登場しました。ファイル閲覧はできるけど ファイルダウンロードを禁止できるようになったみたいですね。BOX などのクラウドストレージでは アクセス権で 「閲覧のみ（ダウンロード不可）」があるので SharePoint/OneDriveもそれらを見習ったということですかね。

「ダウンロードを禁止する」の設定は、ちょっとわかりづらい手順ですが。
(1) ドキュメントライブラリでファイルを選択

(2) [共有]をクリックすると リンクの送信画面が表示される

(3) [リンクの種類（このリンクを知っている指定したユーザーのみが編集できます。）]をクリック

(4) [リンクを知っているテナント名のユーザー]をクリック


(5) [編集を許可する]のチェックを外す

(6) 「ダウンロードを禁止する」の右側スライドボタンをON

(7) [適用]をクリック

(8) リンクの送信画面で メールアドレス、メッセージを入力して [送信]をクリック

注意点は Office（Word,Excel,PowerPointなど）ファイル限定。

テナント内部/外部のユーザーに共有したファイルを 別ユーザーに共有した場合などなど ケースを洗い出して 動作検証せねば。