SharePoint Online サイトロゴが変わった

SharePoint Online サイトロゴ、変わりましたね。

従来は、爽やかな青色に 白抜きのロゴだったのですが
SharePoint online Old logo

新しいロゴは、くすんだ緑色に 新しいSharePointロゴ。平面(二次元)から立体感のあるロゴに変わったのですが、色合いがスッキリしない感じですね。
SharePoint online new logo

サイトの外観(色)と ロゴの色が連動していたので、それをベースにサイトデザインしてきたのに、ロゴの色合いが変わると デザイン修正も必要になりますね。


SharePoint Online モダンUI コミュニケーションサイトと クラシックサイトのサイト設定メニュー差異、機能差異

SharePoint Online モダンUI/クラシックUIともに サイト設定画面には多くのメニューがあります。
また、サイトコレクション機能、サイト機能もたくさんあります。

SharePoint Online クラシック時代のチームサイトテンプレートでできたサイトと、モダンUIのコミュニケーションサイトテンプレートでできたサイトで、サイト設定メニュー差異、機能差異を調べてみました。

サイト設定メニュー差異

まずは「サイト設定メニュー」です。

クラシックUI チームサイト
SharePoint site settings menu classic

モダンUI コミュニケーションサイト
SharePoint site settings menu modern

「ユーザーと権限」分類は 4メニュー(ユーザーとグループ、サイトの権限、サイト コレクションの管理者、サイト アプリの権限)は 差異なしです。権限まわりは モダンUIでも同じなので そのまま残っていますね。

「Web デザイナー ギャラリー」分類は 2メニュー(サイト列、サイト コンテンツ タイプ)は差異なし、6メニュー(Web パーツ、リスト テンプレート、マスター ページ、テーマ、ソリューション、構成済みの外観)は無くなっています。モダンで仕組みが変わった部分はメニューごと無くした感じですね。

「サイトの管理」分類は 6メニュー(地域の設定、言語設定、ユーザー通知、RSS、ワークフロー設定、用語ストアの管理)は差異なし、4メニュー(サイトのライブラリとリスト、サイトとワークスペース、サイトのクローズと削除、人気の傾向)は無くなり、2メニュー(翻訳のエクスポート、翻訳のインポート)が新しく追加されています。

「検索」分類は 8メニュー(検索先、検索結果の種類、クエリ ルール、スキーマ、検索の設定、検索とオフラインでの使用制限、構成のインポート、構成のエクスポート)は 差異なしです。検索は モダンUIでも同じなので そのまま残っていますね。

「外観」分類は 3メニュー(タイトル説明ロゴ、サイド リンク バー、外観の変更)は 差異なしです。2メニュー(トップ リンク バー、ナビゲーションの要素)は無くなっています。これは クラシック/モダンというよりは コミュニケーションサイトがOsloのように「トップリンクバーなし」なので このようなメニュー構成になっていると思われます。

「サイトの操作」分類は 3メニュー(サイト機能の管理、検索の構成のエクスポートを有効にする、このサイトを削除)は差異なしで、2メニュー(テンプレートとしてサイトを保存、サイト定義へのリセット)が無くなっています。「テンプレートとしてサイトを保存」が無くなってしまい、サイト構築/複製の手段が難しくなるのが痛いですね。

「サイト コレクションの管理」分類は 18メニュー(ごみ箱、検索先、検索結果の種類、検索クエリ ルール、検索スキーマ、検索の設定、検索の構成のインポート、検索の構成のエクスポート、サイト コレクションの機能、サイト階層、サイト コレクションの監査設定、ポータル サイト接続、サイト コレクションのアプリの権限、記憶域メトリックス、コンテンツ タイプの発行、HTML フィールドのセキュリティ、サイト コレクションの正常性チェック、サイト コレクションのアップグレード)は差異なしで、5メニュー(監査ログ レポート、コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート、サイト ポリシー、人気と検索に関するレポート、SharePoint Designer 設定)が無くなっています。SharePointログは Office365監査ログで何とかなるからでいいとして・・・。モダンUIで SharePoint Designerは使わないからいいとして・・・。まぁ 何とかなるかな。

サイトコレクション機能差異

次は「サイトコレクション機能」。現時点での サイトコレクション機能は、以下の30機能です。
・3 段階の状態管理ワークフロー
・Document ID Service
・Excel Web App 更新用の Project Web App の権限
・Project Server 承認コンテンツ タイプ
・Project Web App の設定
・Project Web App リボン
・Search Server の Web パーツおよびテンプレート
・SharePoint 2007 のワークフロー
・SharePoint Server Enterprise サイト コレクション機能
・SharePoint Server Standard サイト コレクション機能
・SharePoint Server 発行インフラストラクチャ
・インプレース レコード管理
・クロス サイト コレクションの発行
・コンテンツ タイプ シンジケート ハブ
・サイト ポリシー
・サンプル提案
・ドキュメント セット
・ビデオとリッチ メディア
・ユーザー設定のサイト コレクション ヘルプ
・ライブラリおよびフォルダー ベースの保持
・レビュー
・レポート
・レポートとデータの検索のサポート
・ワークフロー
・既定でクライアント アプリケーションでドキュメントを開く
・検索エンジン サイト マップ
・集約されたビジネス予定表
・制限付きアクセスのユーザーのアクセス許可ロックダウン モード
・廃棄承認のワークフロー
・発行承認のワークフロー

「クラシックUI チームサイト」の場合、3段階の状態管理ワークフロー、SharePoint Server Enterprise サイト コレクション機能、SharePoint Server Standard サイト コレクション機能などの機能が既定でアクティブ化されていましたが、「モダンUI コミュニケーションサイト」では すべてのサイトコレクション機能が非アクティブの状態です。

サイト機能差異

最後は「サイト機能」です。現時点での サイト機能は、以下の30機能です。
・Project Web App で作業を開始
・Project Web App 接続
・SharePoint Server Enterprise サイト機能
・SharePoint Server Standard サイト機能
・SharePoint Server 発行機能
・Wiki ページのホーム ページ
・お知らせタイル
・コミュニティ サイトの機能
・コンテンツ オーガナイザー
・コンテンツのフォロー
・サイト フィード
・サイト ページ
・サイト メールボックス
・サイトのノートブック
・ダウンロード最小化戦略
・チームのグループ作業リスト
・プロジェクト機能
・プロジェクト提案ワークフロー
・メタデータ ナビゲーションとフィルター処理
・モバイル ブラウザー ビュー
・ワークフロー タスクのコンテンツ タイプ
・ワークフローでアプリの権限を使える
・外部システムのイベント
・外部リストのオフライン同期
・検索構成データのコンテンツ タイプ
・検索構成データのサイト列
・検索構成テンプレート機能
・検索構成リスト インスタンス機能
・作業の開始
・保持

「モダンUI コミュニケーションサイト」では、3機能(コンテンツのフォロー、サイト ページ、ワークフロー タスクのコンテンツ タイプ)だけがアクティブ化、その他は非アクティブです。「クラシックUI チームサイト」の場合は、上記の3機能に加えて、8機能(SharePoint Server Enterprise サイト機能、SharePoint Server Standard サイト機能、Wiki ページのホーム ページ、サイト フィード、ダウンロード最小化戦略、チームのグループ作業リスト、メタデータ ナビゲーションとフィルター処理、モバイル ブラウザー ビュー)がアクティブ化です。



SharePoint Online モダンUI「サイトデザイン」メニューが追加され、GUIでテンプレート適用できるようになった

サイトの管理者権限を持っているユーザーが 歯車アイコンをクリックすると、[サイトデザイン]というメニューが追加されています。
SharePoint Online Modern UI SIte Design Menu

[サイトデザイン]をクリックしてみると、設定と説明のダイアログが開きます。
SharePoint Online Modern UI SIte Design Description Setting

サイトデザインとは何ですか。
サイトデザインはテンプレートのようなものです。
サイトデザインは、サイトを作成するとき、およびその後で適用することができ、テーマの設定、リンクのサイトナビゲーションへの追加、特殊な列や設定を持つリストの作成など、一貫性のあるアクションや構成のセットを適用します。
サイトデザインは通常、SharePoint管理者により使用できるように設定されます。
サイトデザインでできること、およびサイトデザインを作成して発行する方法の詳細については、下のリンクからご確認ください。

サイトデザインの詳細情報
そして リンクをクリックすると...英語のDocs(SharePoint site design and site script overview)が表示されます。ここは英語なのね。

サイトデザイン自体は、2018年ごろから JSONとか PnP PowerShellとかで提供されていた 「サイトテンプレートの後継版」ですね。クラシックUIでは お馴染みのサイトテンプレートの仕組みが モダンUIにもやっと実装された感じ。

「サイトテンプレート相当」自体の評価は これから...


SharePoint Online モダンUI お知らせの サイト・リストの構成

従来「ポータルサイト」と呼ばれていた、社内のお知らせなどを掲載する SharePointサイト。SharePoint Onlineが クラシックUIからモダンUIに変わるので サイト・リスト構成も見直しが必要かと思い...そもそも どのような構成があり、どのような会社規模に向いているかを考えてみました。

まずはアクセス権限。
SharePointのオブジェクト階層としては サイトコレクション、サイト、リストがあり、それぞれの単位で アクセス権限が設定できます。社内のお知らせを作成(投稿)する人を限定するかどうかは、利用ユーザーのITリテラシーや、会社のカルチャーによります。権限制御なしで「誰でも投稿」できる会社もあれば、部門ごとにサイトを分けて お知らせを投稿できるユーザーを限定する会社もあります。

そして モダンUIと言えば ハブサイト。
SharePoint OnlineモダンUIでは、「ハブサイト」と呼ばれるサイトを束ねる機能があります。ハブサイトは...大規模な会社で 組織変更などが多い場合にはメリットがありますが、(サイト数が少ない)小規模な会社では ハブサイトを使う必要性は あまり感じられません。

SharePointモダンUIのポータルサイトは、投稿の権限制御(なし,リスト単位,サイト単位,サイトコレクション単位)、集約機能(ハブサイトなし,ハブサイトあり)の組合せで、5つのサイト・リスト構成が考えられます。

No. ハブ数 サイトコレ
クション数
サイト数 リスト数 投稿
ユーザー
ユーザー数
規模
10111誰でも100
2011Nその部門だけ300
301N1その部門だけ1000以上
40N+11〜1その部門だけ1000以上
51N1〜1その部門だけ1000以上

表中の「ユーザー数規模」は、私の今までの経験から出した「目安」です。
5つのサイト・リスト構成の説明、メリット、デメリット、以下の通りです。

No.1 0:1:1:1 誰でも投稿OK

小規模な会社、ITリテラシーの高い会社などで利用される構成。
権限管理、容量管理などが容易。
ユーザーの誤操作(誤削除)などのリスクあり。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 1

No.2 0:1:1:N 部門ごとのリスト

中規模な会社で利用される構成。
部門ごとにリストを分けて、投稿の権限分け。
リストごとに固有権限を設定するので 権限管理が少し難しい。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 2

No.3 0:1:N:1 部門ごとのサイト

大規模な会社で利用される構成。
部門ごとにサイトを分けて、投稿の権限分け。
サイトごとに固有権限を設定するので 権限管理は容易。
部門ごとのサイトは分かれているが、サイトごとの容量は制限できない。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 3

No.4 0:N+1:1:1 部門ごとのサイトコレクション HUBなし

大規模な会社で利用される構成。
クラシックUI時代に 大規模な会社で 利用されていた構成。
情報の集約には クラシックUIのコンテンツクエリWebパーツ、コンテンツ検索Webパーツなどが有用であった。
部門(サイトコレクション)ごとに容量制限できる。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 4

No.5 1:N+1:1:1 部門ごとのサイトコレクション HUBあり

大規模な会社で利用される構成。
これから迎える「モダンUI時代」に 大規模な会社で 利用される構成。
情報の集約には モダンUIの ニュースWebパーツ、イベントWebパーツなどが有用。
部門(サイトコレクション)ごとに容量制限できる。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 5


SharePoint Online モダンUIスキャナー(modernize scanner)

SharePoint OnlineクラシックUIサイトをモダンUIサイトに移行する前に準備ができるツール「Modernization scanner」の記事が、Microsoft Docsで公開されました。
Microsoft Docs Modern Scanner

(Docsに記載されている) 主な効果は、以下の4つです。
(1)モダンUIリスト/ライブラリの利用最適化
(2)サイトに Office365グループが接続されているか
(3)クラシックUIのページ(WikiページとWebパーツページ)のモダンUI化
(4)クラシック発行ポータルを モダン発行ポータルに再構築


(1)と(3)は 想定の範囲内ではありますが...英語文章のニュアンスと実際のツール動作がどうなっているか、評価が必要ですね。
(2)は ただScanするだけなら、実際のサイトには影響がないので問題なし?
(4)は 少し怖い感じがしますね...。クラシックUIで使ってた 発行インフラストラクチャー機能とか、発行機能だけの話しなのか、サイトテンプレート(サイト定義)を モダンUI用のチームサイトなどに置き換える話しなのか。

ツール自体は GithubのSharePoint PnP-Toolsの下からダウンロードできて、無償で使えます。2018年11月時点で 最新バージョンは 2.2です。
Github SharePoint PnP Tools Modern UI Scanner

Githubの階層名にある通り SharePoint PnP ツールなので、PnP PowerShellインストールモジュールのダウンロードとインストールが必要です。

モダンUIスキャナー(SharePoint.Modernization.Scanner.exe)を動かしてみると、ウィザード形式で進んでいきます。
(1) 認証情報の入力
・Azure ADなどの指定、ユーザー/パスワード指定など 何種類かの認証方法から1つ選択できます。
・SharePoint全体管理者権限を持ったユーザーアカウント、パスワード指定でやってみました。

(2) 対象範囲
・テナント全体、特定サイトコレクション、CSV取り込みの3種類から選択できます。
・いきなり「テナント全体」は怖いので、サイトコレクションを1つ指定してみました。

(3) スキャンモード
・Office365グループ、モダンリスト、Wikiページなどのテンプレートが準備されています。
・フルスキャン(All of the above)を指定してみました。
SharePoint Modernization Scanner Configuration

(4) スキャンオプション
・並列実行スレッド数などの細やかなオプションが準備されています。
・テナント内のサイト数が多い場合には、それに比例して実行時間が大きくなるので、オプション調整が必要かも。
・まずは、スレッド数= 5だけを指定してみました。
SharePoint Modernization Scanner Configuration options

(5) スキャン開始
・サブサイト数、コンテンツ数がそれほど多くないためか、すぐに(2分ぐらいで)完了しました。
SharePoint Modernization Scanner Configuration scan start

・実行(スキャン)が終わると、実行ファイルのあるフォルダに サブフォルダができます。
SharePoint Modernization Scanner Configuration result Folder

・そのサブフォルダ内に、結果のCSV, Excelファイルが複数できてます。
SharePoint Modernization Scanner Configuration result Files

結果のCSV, Excelファイルは (3)でフルスキャンを指定した場合は 15ファイルできました。
errors.csv
ModernizationListScanResults.csv
ModernizationPublishingPageScanResults.csv
ModernizationPublishingSiteScanResults.csv
ModernizationPublishingWebScanResults.csv
ModernizationSiteScanResults.csv
ModernizationUserCustomActionScanResults.csv
ModernizationWebScanResults.csv
Office 365 Group Connection Readiness.xlsx
Office 365 List Readiness.xlsx
Office 365 Page Transformation Readiness.xlsx
Office 365 Publishing Portal Transformation Readiness.xlsx
PageScanResults.csv
ScannerSummary.csv
UniqueWebParts.csv

CSVファイルは 文字コード UTF-8なので、そのままExcelアプリケーションで開くと 日本語が文字化けしてしまいます。Excelアプリケーションの [データ]タブ-[テキストまたはCSVから]で 文字コード「なし」で読み込むと Excelアプリケーションで文字化け無しで表示できます。

「ModernizationListScanResults.csv」には モダンUIリストスキャン結果として、リストごとの結果がCSVに格納されます。ユーザー用リストだけで、システム用リストは除外されています。リストの現在のUI設定は「List experience」という列に Auto, ClassicExperience, NewExperienceの3種類であらわされています。当該リストがモダンUIをサポートしているか、カスタマイズされているかは「List page render type」という列に CustomizedPage, HasPublishingfield, ListSettingOff, ListTypeNoSupportForModernMode, MultipeWePartなどの値であらわされています。
SharePoint Modernization Scanner Result List Setting

クラシックUIからモダンUIへ移行する前のアセスメント(事前調査、対象リストの一覧作成など)には 役立つツールだと思います。



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