SharePoint Online 管理センター サイトコレクション 共有のオプションが増えすぎて解り辛い

SharePoint Online 外部共有 : 2018.08.23 Thursday
SharePoint Online 管理センターの サイトコレクション一覧で サイトコレクションを選択して [共有]をクリックすると、共有の設定ができます。機能がどんどんと増えると仕方ない事なのかもしれませんが...オプションが増えすぎて解り辛いですね。

SharePoint Online External Site Share

(1) 社外と共有する
・組織外の共有を許可しない
・組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します
・共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする
・匿名アクセスのリンクを使用して、すべての外部ユーザーとの共有を許可します

(2) 既定のリンクの種類
・既定の組織設定を優先する (直接)
・ダイレクト - 特定の人
・内部 - 組織内のユーザーのみ
・匿名アクセス - リンクを持つユーザー

(3) 既定のリンクのアクセス許可
・既定の組織設定を優先する (編集)
・表示
・編集

(4) 所有者以外による新規ユーザーの招待を許可する
(5) 以下の 1 件のサイト コレクションに変更が適用されます


(1)が 本来のサイトコレクション共有するか しないかの設定で、(2)と(3)は 共有で使う「リンクの種類」と「リンクのアクセス許可」の既定値設定で、(4)と(5)は設定の状態表示ですね。


SharePoint Online サイトコレクション共有の設定オプションが増えた

SharePoint Online 外部共有 : 2018.05.25 Friday
SharePointの外部共有、外部ユーザーについては、過去にも 何度か記事を書きましたが...
SharePoint Online 外部ユーザー共有
SharePoint 外部共有サイトに テナント外の外部ユーザーを招待して 情報共有する方法
SharePoint Online 外部ユーザーの招待が上手くいかない場合は Remove-SPOExternalUserで削除

Office365テナント以外のユーザーと SharePoint経由でデータ共有する場合、SharePointサイトコレクションで外部共有を有効にしたサイトを作成して、外部ユーザーを招待します。

SharePointサイトコレクションの設定は、SharePoint全体管理者が SharePoint管理センター・サイトコレクションメニューで実行するのですが そのうち「共有」の設定オプションが増えました。
SharePoint Online Share Option

従来は 共有の有無を設定するぐらいだったのですが...
「ドメインごとに外部共有を制限」できるようになり...
「既定のリンクの種類」「既定のリンクのアクセス許可」が設定できるようになりました。

「既定のリンク」は、ユーザーがリンク取得するときに既定で作成されるリンクなのですが これがサイトコレクション単位で指定できる...そんなに細やかにする必要があるのか謎です。

「既定のリンクのアクセス許可」は、既定で「表示リンク」を作るか、「編集リンク」を作るかですが...サイトやファイルなどで 固有権限が設定されてしまい サイト権限管理が破たんする原因になるので 注意が必要ですね。


SharePoint Online 外部ユーザーの意味とライセンス付与の要否

SharePoint Online 外部共有 : 2018.04.27 Friday
SharePoint Onlineには「外部共有サイト」、「外部ユーザー」という仕組みがあり、Office365テナント外のユーザーと情報共有ができます。外部ユーザーについては 色々なサイトで解説されていますが、部分的に内容が正しくない場合があり 注意が必要です。

例えば、Office 365 チャンネル 「SharePoint Onlineのファイル共有について! (IT 管理者設定編)」の記事では、外部ユーザーの例として「関連会社のメンバーとファイル共有を行いたい」を挙げていますが・・・この記載は正しくありません。
Office365 channel external user

外部ユーザーには、「自社」と「関連会社」は含まれません。
関連会社のメンバーは、SharePoint外部ユーザーと同様に 招待が必要ですが、招待後にサイト利用などをするにあたり「ライセンスの付与」が必要です。

親会社が Office365テナントに参加していて、子会社の資本比率と Office365参加状況によって 「外部ユーザー」になったりならなかったりします。

(1) 子会社A 資本比率50%超 親会社と同一テナントに参加。
・同一テナントでライセンス購入済みであれば、追加ライセンスは不要。

(2) 子会社B 資本比率50%超 親会社と別のテナントに参加。
・別のテナントでライセンス購入済みであれば、追加ライセンスは不要。

(3) 子会社C 資本比率50%超 Office365 未参加。
・外部ユーザーにはならず、ライセンス(購入)付与が必要。

(4) 子会社D 資本比率50%未満 親会社と同一テナントに参加。
・同一テナントでライセンス購入済みであれば、追加ライセンスは不要。

(5) 子会社E 資本比率50%未満 親会社と別のテナントに参加。
・別のテナントでライセンス購入済みであれば、追加ライセンスは不要。

(6) 子会社F 資本比率50%未満 Office365 未参加。
・外部ユーザーに該当するので、ライセンスは不要。

落とし穴は (3)のケースですね。無料だと思ってたくさんのユーザーを招待して 運用していたら 「後からライセンスが必要と解って困る」パターン。

それにしても・・・Microsoftアカウントで招待したら 資本比率 50%子会社のユーザーかどうか 分らないので 実際は どうなんでしょうか? 監査などのタイミングで調べるの?

SharePoint Online 外部ユーザーの招待が上手くいかない場合は Remove-SPOExternalUserで削除

SharePoint Online 外部共有 : 2017.12.06 Wednesday

SharePoint/OneDrive外部共有、外部ユーザー

SharePoint Online(OneDrive for Business)では、外部共有という仕組みで、Office365テナント外のユーザーでも サイトにアクセスできます。SharePointサイト管理者が、外部ユーザーを招待して、当該ユーザーが招待メールのリンクから SharePointアクセスしてきたら(認証のあとに)権限が付与されます。

外部ユーザーには、Microsoftアカウント、別のOffice365テナントユーザーアカウント、その他の会社用メールアドレスなどが使えます。Microsoftアカウントの場合は、Microsoft Liveがユーザー認証してから SharePointにアクセスという流れになります。別テナントの場合は、別テナントのAzureADが認証してから SharePointにアクセスとなります。その他のメアドの場合は 紐づくMicrosoftアカウントが作成されて Microsoft Liveがユーザー認証してから SharePointにアクセスとなります。

外部ユーザーの招待が上手くいかない場合

パソコンやOffice365に慣れているユーザーであれば、それほど苦労せずに 外部ユーザー招待からアクセスができるのですが...ITリテラシーが高くないひとにとっては 色々な落とし穴があるようです。

外部ユーザーの招待が上手くいかないケースは 色々ありますね。
(1) サイト管理者が招待したメールアドレスが間違っている
(2) サイト管理者が複数の人を同時に招待している
(3) 招待されたユーザーが 招待メールから サイトにアクセスしていない
(4) 招待されたユーザーが 他人の招待メールから サイトにアクセスしている
(5) 招待されたユーザーが 招待メールリンククリック後のWelcome画面で、メアドの種類に応じた認証を選択していない
(6) サイトの権限だけではアクセス不可のコンテンツがある

MVPのkazuakixさんが 2015年6月に書かれた記事「SharePoint Online で外部ユーザーの招待がうまくいかないときの対応」に、PowerShellで外部ユーザー情報を確認・削除する方法が載っていますね。今から 2年半前の記事なので 試してみると...一部のPowerShellコマンドレットが動きません (T_T)

まずは Office365テナントに接続して...

サイトコレクションの外部ユーザー情報を一覧表示して...

上記のPowerShellスクリプトでは、最大20件を表示しています。外部ユーザーごとに、以下の形式で情報が表示されます。

Email : 招待した外部ユーザーのメアド
DisplayName : 招待した外部ユーザーの表示名
UniqueId : 16桁のユニークな英数字
AcceptedAs : 招待メールからサイトにアクセスしたメアド
WhenCreated : 招待した日時
InvitedBy : 招待したサイト管理者のメアド

ポイントは...Email(招待した外部ユーザーのメアド)と AcceptedAs(招待メールからサイトにアクセスしたメアド)が一致しているか です。他人の招待メールからサイトにアクセスしたり、複数名で同じパソコンを使っていたり、複数名でOffice365ユーザーアカウントを使いまわしていたり、1人で複数のOffice365ユーザーアカウントを使い分けてたりすると EmailとAcceptedAsが一致しません。

そして、おかしな外部ユーザー情報があれば、UniqueId(16桁のユニークな英数字)を指定して Remove-SPOExternalUserで削除します。


削除の直後に Get-SPOExternalUserで外部ユーザー一覧を表示すると、削除した情報が残っているように見えますが...数分すると ちゃんと削除されます。


SharePoint外部共有サイトに テナント外の外部ユーザーを招待して 情報共有する方法

SharePoint Online 外部共有 : 2017.09.20 Wednesday

外部共有サイト、外部ユーザーの概要

SharePoint Online/OneDrive for Businessでは、Office 365テナント外のユーザーと情報共有ができます。
「テナント外のユーザー」は 外部ユーザー(External user)と呼ばれ、Outlook.comなどのMicrosoftが無償で提供するコンシューマ向けのアカウントや、Office 365の別テナントユーザー、Office 365を導入していない企業のメールアカウントを使って SharePoint/OneDriveにアクセスするユーザーです。

一番簡単な方法は、1つ目の Microsoftアカウントを使う方法です。Outlook.comなどのアカウントを使って、SharePoint/OneDriveを使った情報共有が 追加料金なしでできます。

Office 365テナント全体の設定で、外部共有をOFFにしていると SharePoint/OneDriveでは外部共有ができなくなります。セキュリティを重視するか、利便性を追求するかは 会社ごとのポリシーなので...。

外部共有サイト

外部共有サイトの設定は、SharePoint管理センターのサイトコレクション一覧で「共有(Sharing)」を使えば、サイトコレクション単位で ON/OFFできます。

SharePoint External Site

外部共有の種類は4つ(外部共有を許可しない、既存の外部ユーザーには許可する、招待して認証された外部ユーザーに許可する、すべての外部ユーザーに許可する)あります。

セキュリティを重視する社内用のサイトコレクションであれば「外部共有を許可しない」を選択します。セキュリティをある程度は保ち外部との情報共有で利便性を高める場合「招待して認証された外部ユーザーに許可する」を選択します。

外部ユーザー

一番簡単な Microsoftアカウントを使った外部共有は、以下の4つのSTEPで 外部共有できるようになります。
(1) Microsoftアカウントの作成
(2) Microsoftアカウントを連絡
(3) Microsoftアカウントを招待
(4) Microsoftアカウントでアクセス

(1) Microsoftアカウントの作成

SharePoint create External user

外部ユーザーは、Microsoftアカウント登録画面(https://signup.live.com/)で 新しいメールアドレスの作成をクリックして、必要な情報を入力していけば Microsoftアカウントが作成できます。画面がたくさんあり、入力する情報も たくさんありますが。
SharePoint create MS Account 1

SharePoint create MS Account 2

SharePoint create MS Account 3

Microsoftアカウントの作成が完了したら、受信メールを確認しておきましょう。初回アクセスで メールボックスができるので、この操作を行っていないと、外部ユーザーを招待したメールが受信できません。

(2) Microsoftアカウントを連絡

SharePoint contact External users email

外部ユーザーが Microsoftアカウント(メールアドレス)を作成したら、Office365のサイト管理者にメールを送り、メールアドレスを知らせます。

(3) Microsoftアカウントを招待

SharePoint invitation External user

サイト管理者は外部共有サイトの権限設定画面で 新しいユーザーに、外部ユーザーのメールアドレスを登録します。SharePoint/OneDriveから外部ユーザー宛てに招待メールが送信されます。

(4) Microsoftアカウントでアクセス

SharePoint access External site

外部ユーザーは、Microsoftアカウントのメールボックスに届いた招待メール本文にある(外部共有サイト URL)リンクをクリックして、外部共有サイトにアクセスします。



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