SharePoint Onlineへの移行ツール「Sharegate」で ファイルサーバーからSharePoint Onlineに移行

SharePoint Online 移行 : 2018.12.06 Thursday
前回は Sharegateのインストールまでの説明でした。今回は、Sharegateを使って ファイルサーバーからSharePoint Onlineに移行する方法について。

移行オプション
まずは 移行オプションの設定。操作は以下の通りです。
(1) Sharegateを起動
(2) 左側の[Settings]をクリック
(3) [Migration]をクリック
(4) 「Illegal Characters Replacements」のところに 禁止文字の置き換えメニューがあります。

移行(SharePoint→SharePoint、ファイルサーバー→SharePointなど)の時に、禁止文字があると自動的に置き換えられます。
& / ¥ : * ? < > | # { } % ~ などの文字があり、それぞれ 置き換え先の文字が指定できます。
ShareGate Settings Migration Illegal Characters Replacement

4つの移行メニュー
構造のコピー(Copy Structure)、コンテンツのコピー(Copy Content)、ファイルサーバーからインポート(Import from File Share)、Google Driveからインポート(Import from Google Drive)の4つの移行メニューがあります。
sharegate act 3

(1) 構造のコピー(Copy Structure)
SharePoint または Office 365のサイトコレクション、サイト、リスト、ライブラリなどのコピーができます。
Copy Site Collections, Sites, Lists, Libraries, and more in SharePoint or Office 365.

(2) コンテンツのコピー(Copy Content)
SharePoint または Office 365のドキュメント、リストアイテム、ドキュメントセットのコピーができます。
Copy Documents, List Items, Folders, and Document Sets in SharePoint or Office 365.

(3) ファイルサーバーからインポート(Import from File Share)
ファイルシステム/ネットワークドライブから SharePoint または Office 365 または OneDriveへ インポートができます。
Import from File System/Nework Drives to SharePoint, Office 365 or OneDrive for Business.

(4) Google Driveからインポート(Import from Google Drive)
Google Driveから あなたのファイルを SharePoint または Office 365 または OneDriveへ インポートができます。
Import your files from Google Drive to SharePoint, Office 365 or OneDrive for Business.

ファイルサーバー移行
ファイルサーバーからSharePoint Onlineへのインポート(Import from File Share)を実行してみました。

最初に コピー先のSharePoint URLを入力。「元」ではなく「先」からですか... FROM-TOの順に来るという予想を裏切るインターフェイス。URLを入力したら 認証方法を「Browser」に変更して、[Connect]をクリック
ShareGate Migration Import From File Share To SPO

Office 365のユーザーカウント、パスワードを入力して サインインしたら、コピー先のSharePoint構造が表示されます。この画面で、サイトのライブラリを選択して [Next]をクリック
ShareGate Migration Import From File Share To SPO select library

左側にコピー元のローカルドライブ、右側にコピー先のSharePointライブラリが表示される。コピー元のフォルダを選択して、コピー先のフォルダを選択して [Start Copy]をクリック
ShareGate Migration Import From File Share To SPO select folder

100 MB程度であれば すぐにコピーが完了します。が し か し・・・評価版では 完全にファイルがコピーされず、いくつかのファイルがSkipされるようですね。

コピーした結果、ファイルの属性は 以下の通りでした。
更新者と登録者(作成者)は、「BUILTIN¥Administrators」というユーザー名になった。
更新日時は、コピー元の更新日時のまま。
登録日時は、コピー元の作成日時のまま。

スケジュール実行が無いので 手動実行しかないのが 少し不便ですかね。容量が少なければ問題にならないとは思いますが。


SharePoint Onlineへの移行ツール「Sharegate」のインストール

SharePoint Online 移行 : 2018.12.03 Monday
オンプレミスのSharePointから SharePoint Onlineへの移行、オンプレミスファイルサーバーから SharePoint Onlineへの移行などで 有名なツール「Sharegate」。トライアル版は 15日間お試しができます。

トライアル版の申し込み、ダウンロード、ライセンスキーメール受信の流れは 以下の通りです。
(1) Sharegateのサイトからトライアルを申し込み
 https://en.share-gate.com/download
(2) 続いて トライアル版をダウンロード
(3) その間に Sharegate社から ライセンスキーのメールが送信されます。

ここまで準備ができたら、次は「インストール」です。
(1) インストールするマシン(サーバー、クライアント)に ダウンロードしたインストーラー(Sharegate.9.0.0.msi)をコピーして、実行。

(2) インストーラーが起動したら [Next]
Sharegate install 1

(3) ライセンス規約が表示されたら[I accept...]をチェックして [Next]
Sharegate install 2

(4) インストール対象が表示されたら [Install for all users of this machine]を選択して [Next]
Sharegate install 3

(5) インストール先のドライブ、フォルダが表示されたら [Next]
sharegate install 4

(6) インストールの準備が表示されたら [Install]
sharegate install 5

(7) インストールが開始して、ステータスバーが表示されます。
sharegate install 6

Sharegateのライセンスキーは メールで送信されますので、メールを受信しているか確認しておきます。
sharegate license mail

続いて、インストールが完了した Sharegateを起動して ライセンスキー登録などをおこないます。
(1) 起動すると スプラッシュが表示されるので しばらく待ちます。
sharegate act 1

(2) スプラッシュが終わり アプリケーションが起動すると ライセンスキーの入力画面が表示されます。ここに、メールで受け取ったライセンスキーをコピー&ペーストして [Next]

(3) Webブラウザが起動して、Activate Licenseの画面が表示されます。ライセンスキー取得時に入力した First Name, Family Nameなどを入力すると License Fileがダウンロードできます。

(4) ダウンロードした License Fileを Sharegateアプリケーションに登録すれば 初期起動は完了です。
sharegate act 3

(2018.12.10 追記)
トライアル版は、ShareGate社からみると 「製品版購入の足がかかり」「営業ツール」なので メールが色々っと届きます。「デモはいらないか?」「感想はあるか?」などなど。
Sharegate Mails

しかし、通常業務の合間に ShareGate評価をおこなっていると...15日間がとても短く感じます。頑張って、ラストスパートせねば。


NotesからSharePoint Onlineにコンテンツを移行

SharePoint Online 移行 : 2015.12.19 Saturday
Notesコンテンツを救済したい
Notesデータベースをかなり使い込んでいる会社の場合、SharePointにコンテンツを移行したいと思いますよね。

でも 自動でのコンテンツ移行は難しい
しかし...
NotesからSharePointへの移行ツール(市販製品、フリーソフト)でも、100%のコンテンツ移行ができるものは存在せず。

かといって...
自前でC#コードを書いても、結局はリッチテキストや添付ファイルで挫折するパターンが多いかも。

コンテンツの手動移行
手動で頑張ってコンテンツ移行するにも、コピー&ペーストが不十分にしかできず、プレーンテキストのみの移行になったりします。
Notesで、赤文字/青文字/ボールドなどの文字装飾をしていても、プレーンテキストになってしまいます。

Notes側のコピー機能のせいなのですが
・セクションを開いていないと、セクション内の文章がコピーされなかったり
・挿入されている画像は、先頭の画像しかコピーされなかったり
苦労が絶えません。

Notesからコンテンツ(テキスト情報、ファイル)をダウンロードして、SharePointにアップロードして、表示されたものを Notesに合わせて 地道に直して行けば...同じようなコンテンツはできあがるのですが。

権限の移行
Notesだと文書(SharePointのアイテム)単位で、アクセス権限が付与できるのですが...SharePointでそれをやると 5000件問題にぶち当たるので 使えません。
SharePointだと サイト、リスト単位ぐらいで アクセス範囲を分けて 権限管理するのがセオリーなのですが、その塊と Notesデータベースとだと ちょっとずれちゃうんですよね。

Notesだと文書を作った人しか修正できないのですが、SharePointでも アイテムを作成した人しか変更できないようにできます。
しかし...Notesだと データベース単位の管理者ならば文書が修正できるんですよね。
SharePointでそれをやろうとすると、アクセス許可をカスタマイズするか、サイトの所有者権限を与えることになるのですが、どちらも ユーザー誤操作の事故リスクがあり...っとなります。

下書き機能の差異
Notesには下書き機能があります。
SharePointでも...ライブラリならばチェックイン/チェックアウトがあり、リスト・ライブラリでは承認という機能があり、ワークフロー機能もあります。これらの機能と アイテム権限制御をすれば、下書きに近い事はできるのですが...操作が複雑になります。

オンプレミスのSharePointであれば、カスタマイズ画面を作って 下書き/公開を制御するなどの対処が可能なのですが、SharePoint Onlineだと...CSOM(Client Side Object Model)JavaScriptを駆使して、難易度の高いカスタマイズが必要です。
SharePoint Designerを使ったワークフローという手段もあるのですが...これについては 別記事で。


SharePoint Onlineで Lotus Notesの情報を表示するには

SharePoint Online 移行 : 2015.12.12 Saturday
SharePoint Online導入直後は、以前に使っていた Notes情報を表示したいという Needsがかなりあるかと...。

NotesのWeb表示(ブラウザ表示)だと プレーンなテキスト表示で、とても貧弱な感じがしてしまい...いっそ ローカル実行のNotes表示の方がいいかなぁ〜って感じがしたりします。

そして ローカルPCで Notesデータベースを表示するために、URLに相当する「notes://(サーバーとかデータベース).nsf」を、SharePointに登録しようとすると、エラーになります orz
注目リンクでも、カスタムリストにハイパーリンク列を定義しても、エラー。
notesLink

notesLink2

SharePointのリンクリスト、注目リンクリストなどの URL指定できるリストでは、「notes://」を、URLとして認識しない(許していない)のですよね。

回避策としては、コンテンツエディタWebパーツで、直接 HTML Aタグで「notes://」を書くか、コンテンツエディタ Webパーツで指定したテキストファイルに HTML Aタグで「notes://」を書くか...ですかね。

リンクリストや注目リンクのように、簡単にリンクを追加/変更/削除できなくなるのが難点ですが。



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