SharePointライブラリから、ファイルダウンロードを禁止するには

ファイルダウンロードを塞ぎたい Needs

『SharePointで情報(データ)は共有したいのだが、ファイルをダウンロードした人が不正に流出させるリスクを考えると躊躇する』という話しは よく聞きます。

いくらセキュリティ教育を施しても、SharePointサイトの権限を適切に管理しても、ローカルPCのデータ漏えい対策ソフトを導入しても、抜け道があることに気づくと「やってしまう不届き者」は いるみたいですね...。

SharePointグループ、アクセス許可レベル

SharePoint標準でサイトを作ると、所有者・メンバー・閲覧者という3つのSharePointグループに、 フルコントロール・投稿(または編集)・閲覧のアクセス許可レベル(Permission Levels)が それぞれ付与されます。フルコントロールは何でもありの管理者権限、投稿(または編集)はコンテンツをアップロード・追加・更新・削除するユーザー、閲覧はコンテンツが見えるだけのユーザーです。

ダウンロード禁止のアクセス許可レベル

このアクセス許可レベル「閲覧」ですが、ダウンロードの権限も持っているので、自分が閲覧権限のあるファイルをローカルPCにダウンロードできてしまいます。ダウンロードを塞ぐには、以下の2つの方法があります。
1. アクセス許可レベルの「閲覧のみ(View Only)」を使う
2. アクセス許可レベルの「閲覧(Read)」から「リストの権限 アイテムを開く(List Permissions, Open Items)」を外す

SharePoint NonDownload Permission Levels


SharePointアンケート(Survey)のExcelエクスポート項目をカスタマイズする方法

SharePointアンケートの問題、回避策

SharePoint Online アンケート リストの問題点と運用回避方法」 では、複数回答がきれいに出力されない問題と 回避策について 解説しました。

SharePointアンケート(Survey)の登録者をメールアドレスに変更する方法」 では、アンケートリストの「登録者」列を 「名前」から「メールアドレス」に変更する方法について解説しました。

今回は、Excelエクスポートの項目をカスタマイズする方法を解説します。Excelエクスポートの項目は、登録者とアンケート回答などが含まれていますが「更新日時」「登録日時」は含まれていません。しかし、Excelエクスポートされる項目をカスタマイズする画面はないんですよね。

ネットで検索すると「Excelに渡すiQueryをカスタマイズ」「SharePoint Designerで ビュー(XSLT)をカスタマイズ」などの 難しい解決策しかありません。これらの方法でも カスタマイズできますが、後々どうやってやったのか、どうやって修正できるのかが ブラックボックスになってしまい、困ることになるかと。

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目の仕組み

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目は、アンケートリストの既定ビュー(概要ビュー)を Excelに iQueryで渡して、Excelアプリケーションが SharePointアンケートリストの既定ビューにアクセスして データをExcelファイルに表示しています。

アンケートリストの既定ビュー(概要ビュー)は、SharePoint Designerでは編集できますが、SharePoint標準のユーザーインターフェイスからは編集できません。

なので・・・世界のSharePointフリークスたちは、「Excelに渡すiQueryをカスタマイズ」するか、「SharePoint Designerで ビュー(XSLT)をカスタマイズ」して 対処していた っと。

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目をカスタマイズ

もっとも簡単なカスタマイズ方法は、アンケートリストの「既定ビュー」を新たに作ることです。といっても、アンケートリストでは 新しいビューを作るメニューは無いので、URL直打ちになります。

アンケートの概要ビューを表示して、[設定]-[アンケートの設定]を順にクリックします。

アンケートの設定画面、URLは 以下の形式です。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/survedit.aspx?List=(ListGUID)

上記 URLの
・「survedit」を「viewnew」に変更すると
ビューの作成画面が表示されます。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/viewnew.aspx?List=(ListGUID)

アンケート ビュー作成

ビューの作成画面で、「ビューの名前」を入力して、「このビューを既定にする」をチェック、ビューに表示する列をチェックして [OK]をクリックすると、既定のビューが作成できます。

アンケートリストをExcelファイルにエクスポートすると、上記のビューで指定した列(項目)が Excelにエクスポートされることが確認できます。


SharePointアンケート(Survey)の登録者をメールアドレスに変更する方法

SharePointアンケートの問題、回避策

SharePoint Online アンケート リストの問題点と運用回避方法 では、複数回答がきれいに出力されない問題と 回避策について 解説しました。

今回は、SharePointアンケートリストをExcelファイルに出力(エクスポート)するときに、「登録者」列を 「名前」から「メールアドレス」に変更する方法について解説します。

SharePointアンケートリストは、列設定やビュー設定が機能制限されていて、他のリスト(お知らせ、ライブラリ)のように 画面から変更することができません。

それでも、Excelファイルに出力される項目を(ほんの少し)変更したい! というニーズはありますよね。

SharePointアンケートの登録者列を変更する方法

アンケートの概要ビューを表示して、[設定]-[アンケートの設定]を順にクリックします。

アンケートの設定画面、URLは 以下の形式です。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/survedit.aspx?List=(ListGUID)

上記 URLの
・「survedit」を「FldEditEx」に変更して
・末尾に、「&Field=Author」をつけると、
登録者の列設定画面が表示されます。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/FldEditEx.aspx?List=(ListGUID)&Field=Author

アンケートリスト列の編集

列の編集画面で、「名前(プレゼンス付き)」から「勤務先の電子メール」に変更して [OK]をクリックすれば、登録者の表示が電子メールアドレスになります。
アンケートリスト登録者の選択肢

アンケートリストの「すべての回答」ビューで、登録者が 電子メールに変わっていることが確認できます。

アンケートリストをExcelファイルにエクスポートすると、登録者が 電子メールに変わっていることが確認できます。


SharePoint Online 注目リンクのカスタマイズ方法

注目リンクのページング

注目リンクのタイル数が多くなると、ページングされて 境界のタイルが「途中まで表示」となります。
Internet Explorerの画面サイズを小さくすると、やはり 「途中まで表示」となります。
ページの縦幅を節約する場合は、これでいいのですが すべてのタイルをメニューとして表示したい場合には 困ります。
sp-promotedCustom-01

そんな時は、スクリプトエディタWebパーツに CSSを追加して カスタマイズすれば、注目リンクの折り返し表示ができます。
sp-promotedCustom-02

スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。




注目リンクの形状

注目リンクのタイル 150x150 Pixelの四角ですが、「丸」にもできます。
背景イメージも 丸に合わせたり、タイトルや説明も 丸に合わせる必要がありますが。
sp-promotedCustom-03

スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。



「丸」まで極端ではなく・・・「角丸」の柔らかな感じにするには、上記の CSSで「border-radius: 50%;」を「border-radius: 25px;」にすれば 角丸になります。
sp-promotedCustom-04

「border-radius: 」は、水平方向/垂直方向の四隅の半径が指定できます。上だけ角丸とか、下だけ角丸とか・・・アイディア次第で色々できます。
・水平方向の左上 半径
・水平方向の右上 半径
・水平方向の右下 半径
・水平方向の左下 半径
・垂直方向の左上 半径
・垂直方向の右上 半径
・垂直方向の右下 半径
・垂直方向の左下 半径

(2017/08/某日 追記)
注目リンク(リスト)に、新しい列「背景イメージ クラスターの水平方向の開始位置」「背景イメージ クラスターの垂直方向の開始位置」が追加されましたね。

Promoted Link Columns

背景イメージ画像が いままでは 左上の原点から始まって 固定サイズ(150x150ピクセル)に縮小表示されていましたが、新しい列で 開始位置を指定すると そこから背景イメージ画像が表示されます。画像を 真ん中に寄せたり、エッジの部分を作ったりできますね。


SharePoint 新しいワークフロー自動化ツール Microsoft Flow のサービスとテンプレート


Microsoft、企業向けIFTTT的サービス「Microsoft Flow」を正式公開

ワークフロー自動化ツール「Microsoft Flow」がリリースされて、Office365/SharePoint Onlineで使えるようになりました。
IT Mediaの記事で、「IFTTT(イフト, if this then that)のようなワークフロー」と表現している通り、this = イベント,トリガーが発生したら、that = アクションするっというシステムワークフローが実現できます。
いままで SharePointではできなかったような事が、できるようになり...企業内で SharePoint Onlineの使い道(用途)が増えますね。

できることの具体例は、
・受信メールの添付ファイルをSharePointの文書ライブラリに保存する
・DropboxやSlackなどのサードパーティーのWebサービスと連係
  :
  :
これから少しづつ試していく予定w

プランは3種類あり、フローを作成するのは無制限だけど、実行回数とチェック間隔で差があります。

プラン名と、価格(ユーザー辺り、月額)、実行回数(1ヶ月辺り)、チェック間隔は、下表の通りです。
プラン名 価格 実行回数 チェック間隔
無料プラン無料750回15分間隔
Flow Plan 15ドル4,500回3分間隔
Flow Plan 215ドル15,000回1分間隔

Microsoft Flowサイト できましたね。

「お気に入りのアプリとサービスの間に、通知の取得、ファイルの同期、データの収集などを自動化するワークフローを作成します」
ふむふむ。

サポートしてる「サービス」は、60ありますね。
ビジネスで使えそうなのは、以下の8つぐらいかな?
・SharePoint
・OneDrive for Business
・Excel
・Office 365 Outlook
・Office 365 ユーザー
・Office 365 ビデオ
・メール
・Yammer

「テンプレート」も たくさん準備されていますね。
この辺り(↓)は、すぐにでも実用できそぉ。
SharePoint ドキュメント ライブラリに電子メールの添付ファイルを保存
重要メールが来たら Wunderlist に To Do アイテムを作成

この辺り(↓)は、SharePoint通知メール(Alert me)のカスタマイズ版って感じでしょうか。
SharePoint リストのアイテムが変更されたときに、電子メールを送信
新しい SharePoint リスト アイテムが追加されたらカスタマイズされたメールを送信

GoogleカレンダーとExchange/Outlookカレンダーが同期できるってことは、Exchange/Outlookカレンダーと別ユーザーのExchange/Outlookカレンダーも同期できそぉですね。
Google Calendar to Outlook Calendar

他にも、Yammer連携などなど 夢が広がるテンプレートもありますね。
Copy files from one SharePoint Online account or folder to another
グループにメッセージが投稿されたときに、SharePoint リストアイテムを作成する



【最近の投稿記事】



SharePoint Online
Office 365/SharePoint Online事始め,ライセンス
Office 365やるってよ |  MSサイトでプランを勉強 |  TechNetでプランを勉強 |  E5プラン | 
Office 365/SharePoint Online関連の書籍
できる Office 365 |  誰でもできる! Office365導入ガイド |  ひと目でわかる SharePoint Server 2016 |  Office 365 ビジネス活用28の事例 |  Office 365 サイトカスタマイズ&開発編 |  ひと目でわかる PowerApps |  ひと目でわかる Azure Information Protection | 
Office 365製品、サービス
sway, cortana, delve |  Office Online制限 |  SharePoint 2016 RC |  アーキテクチャ |  Connections, Listings, Invoicing |  Microsoft 365 Roadmap |  Bookings | 
SharePoint Online リスト/ライブラリ(クラシック)
標準 リスト/ライブラリ |  アンケート(Survey) |  画像ライブラリ |  ニュースフィード |  日英サイト間でリストデータ移行 |  ライブラリ ドラッグ&ドロップ |  ライブラリ ファイル一覧出力 |  リスト外観変更 |  Explorer URL |  ディスカッション掲示板 |  注目リンク |  OneDrive 通知メール送信 |  OneDrive バージョン履歴 |  アイテムはレコードです |  イベントのエクスポート |  既定ビュー破損 |  バージョン管理の改悪Update |  複数行テキストのリッチテキスト | 
SharePoint Online Webパーツ(クラシック)
標準 Webパーツ |  スクリプトエディタ |  RSSビューア |  フィルタWebパーツ |  XsltListViewWebPart |  グラフ表示パーツ |  サイトフィード(ニュースフィード)データ出力 | 
SharePoint Online リスト/ライブラリ/ページ(モダン)
ドキュメントライブラリ(Preview) |  複数ファイルダウンロード |  リスト・ライブラリ切替有無 |  ナビゲーション |  サイトのロゴ |  コマンドバー |  リスト ビュー |  リスト フォーム |  ホームページ設定 |  列の書式設定(Column Formatting) |  Seattle から Oslo そして Modernへ |  Webパーツページの管理は使えない |  サイドリンクバーの有効化 |  Webブラウザ幅に応じた表示 |  ページ タイトルと画像 |  ページ コピーとメール送信 |  リストビュー Filter |  ページのコメント |  モダンを強制する方法 |  リンクの取得(制限付きリンク) |  発行用ハイパーリンク列はモダンで動かない |  ビュースタイル |  モダン/クラシック混在設計のコツ |  モダン ナビゲーション設計 |  選択肢の追加不可 |  お知らせ表示の方法 |  SharePointページ |  集計値列の日付表示不正 |  いいね! コメント 表示回数 |  ナビゲーションの要素 |  ビューのカラム間隔 |  フォルダ名の禁則文字 |  連絡先,案件管理,DataSheetView形式カスタム |  あとで読むために保存(Save for later) |  UPLOADメッセージ |  ビューの書式設定 |  リストアイテムの印刷 |  2回目のニュース投稿 |  タイトルの領域 |  ビューの列幅指定 |  ダウンロードを禁止する |  サイトページ列追加 |  ページ セクション背景 |  ニュースを投稿するボタン | 
SharePoint Online Webパーツ/テーマ(モダン)
サイトページ作成とWebパーツ一覧 |  リスト、ライブラリ |  埋め込み |  ファイルビューア― |  リンク |  クイックリンク |  画像ギャラリー |  強調表示されたコンテンツ |  ヒーロー(Hero) |  クイック グラフ (Quick chart) |  テキスト(Text) |  画像 (Image) |  外観の変更 テーマ |  イベント(Events) |  クイックリンクの順番入替 |  Webパーツが大幅に減少!? |  外観の変更 |  リストWebパーツ不具合 |  クイックリンクのアイコン |  クイックリンクのレイアウト |  画像ギャラリーのレイアウト |  ドキュメントのチェックアウト表示 |  コードスニペット(Code snippet) |  カレンダー表示 |  マークダウン |  PowerApps |  カウントダウンタイマー | 
SharePoint Online サイト(モダン)
サイトメールボックス |  標準 サイト |  サイトコレクション機能 |  サイト情報 |  サイトテンプレートの運用 |  サイトの訪問者 |  サイト情報のサイト削除リンク |  チームサイトテンプレート |  コミュニケーションサイト テンプレート |  ハブサイト |  モダンUIスキャナー |  サイト・リスト構成 |  サイトデザイン | 
SharePoint Online 検索機能
検索の対象 |  検索されたくないファイル |  注目サイト |  検索結果カスタマイズ | 
SharePoint Online 外部共有
外部ユーザー共有 |  外部共有サイト、外部ユーザー |  外部ユーザー削除 Remove-SPOExternalUser |  外部ユーザーの定義とライセンス付与の要否 |  共有の設定オプションが増えた |  サイトコレクション共有設定 | 
SharePoint Online 移行
Notes情報表示 |  Notesデータ移行 |  Sharegateインストール |  Sharegateファイル移行 | 
SharePoint Online カスタマイズ
IE11開発者ツール |  Osloとの戦い |  Style動的変更 |  リダイレクトページ |  IEとChrome |  ボタン名の変更 |  フロー Flow |  注目リンク カスタマイズ |  アンケート 列設定 変更 |  アンケート Excelエクスポート項目 変更 |  ダウンロード禁止のアクセス許可レベル | 
SharePiont PnP PowerShell
PnPの概要 |  テナントバージョン取得 | 
SharePiont + PowerApps
PowerAppsリンク集 | 
SharePiont Online 動作仕様
制限値が気になる |  記憶域とサーバーリソース |  プロファイル画像 |  IsDlg効かず |  プレゼンス表示 |  利用状況レポート |  データ容量管理 |  ごみ箱の日数 |  サイドリンクバー |  直打ちURL |  ユーザープロファイル |  Access app 廃止 |  アクセス要求の設定 |  ページリンク、クラシック表示を終了 |  お知らせタイルとエクスペリエンスバージョン |  クォータ警告と共有設定を一括取得 |  SharePoint Online 10 GB/User増量 |  SharePoint管理センター |  アクセス要求の設定 |  ファイルアップロードの宛先ライブラリ |  SharePoint管理センター Preview |  データ移行ツール |  サイトページ機能 |  SharePointホームページ |  管理者の業務範囲 |  記憶域の管理 |  クォータの増量要求 |  クラシックモード制限の無効化 | 
SharePiont Online 不具合
Webページ破損 |  サイトコレクション削除 |  おすすめ エラー |  外観変更エラー |  プロジェクトサイトテンプレート ProjectSummaryWebPartエラー |  発行インフラストラクチャー機能 Trouble |  ダウンロード最小化戦略の問題点 |  日時がSeattle時間になる問題 |  サイトコレクション削除後の保存期間 |  Webパーツコマンドバー文字が重なる |  日本語対応がひどい | 
Office 365 動作仕様
OneDrive概要 |  OneDrive設定 |  OWAエラー画面 |  新しい Office 365管理センターUI |  Office 365メッセージ |  OneNote同期/ファイル |  Office 365サイト |  Office 365監査ログ |  Project Web App |  機能更新とエラー画面 |  Outlook Webのメッセージ |  Office 365 ホーム |  OneDrive削除アクティビティメール |  Projectホームページ |  Teamsチームサイトのアクセス権限 |  O365管理センター メニュー |  ASPX,HTMLファイル表示差異 |  Teamsデスクトップクライアント設定 |  Office Online自動保存と自動編集 |  Microsoft Search |  OneDriveページパラメータ |  SharePoint+Teams+O365グループ | 

SharePoint全般
SharePoint概要
SharePointとは? |  アーキテクチャ |  サイトテンプレート |  リストテンプレート |  Webパーツ |  アクセス権限 |  SharePoint用語集 | 
SharePoint構築 Tips
リスト名(URL) |  ライブラリ名(URL) |  フィールド名(内部名) |  ビュー名(ファイル名) |  リストテンプレート(ワークフロー削除) |  大きなリストの問題 |  アイテム一覧の列幅 |  機能とWebパーツ |  フィールドデータ型 |  禁則文字 |  隠しリスト表示 |  管理パス |  サイト内の列 |  サポート期限 |  PDFをブラウザで開く |  URLエンコード・デコード |  日時の絶対値表示 |  エクスプローラーで開く |  パブリック・個人用ビュー | 
SharePoint開発 Tips
開発の概要 |  開発者ダッシュボード |  MSDN URL |  RESTインターフェイス |  ページパラメータ IsDlg |  ビジュアルアップグレード |  機能(Feature) |  2010開発者向けの資格 |  2013開発者向けの資格 |  ページパラメータ contents |  リソースファイル |  リスト/ライブラリGUID |  テーマ |  トレースログ |  PowerShell文字コード |  SharePoint Framework | 
search this site.
SharePoint Online書籍
できる Office 365 |  誰でもできる! Office365導入ガイド |  ひと目でわかる SharePoint Server 2016 |  Office 365 ビジネス活用28の事例 |  Office 365 サイトカスタマイズ&開発編 |  ひと目でわかる PowerApps |  ひと目でわかる Azure Information Protection | 


SharePointモダン リスト
ドキュメントライブラリ(Preview) |  複数ファイルダウンロード |  リスト・ライブラリ切替有無 |  ナビゲーション |  サイトのロゴ |  コマンドバー |  リスト ビュー |  リスト フォーム |  ホームページ設定 |  列の書式設定(Column Formatting) |  Seattle から Oslo そして Modernへ |  Webパーツページの管理は使えない |  サイドリンクバーの有効化 |  Webブラウザ幅に応じた表示 |  ページ タイトルと画像 |  ページ コピーとメール送信 |  リストビュー Filter |  ページのコメント |  モダンを強制する方法 |  リンクの取得(制限付きリンク) |  発行用ハイパーリンク列はモダンで動かない |  ビュースタイル |  モダン/クラシック混在設計のコツ |  モダン ナビゲーション設計 |  選択肢の追加不可 |  お知らせ表示の方法 |  SharePointページ |  集計値列の日付表示不正 |  いいね! コメント 表示回数 |  ナビゲーションの要素 |  ビューのカラム間隔 |  フォルダ名の禁則文字 |  連絡先,案件管理,DataSheetView形式カスタム |  あとで読むために保存(Save for later) |  UPLOADメッセージ |  ビューの書式設定 |  リストアイテムの印刷 |  2回目のニュース投稿 |  タイトルの領域 |  ビューの列幅指定 |  ダウンロードを禁止する |  サイトページ列追加 |  ページ セクション背景 |  ニュースを投稿するボタン | 
ひと目でわかるOffice 365ビジネス活用28の事例 SharePoint Server 2016対応版 (マイクロソフト関連書)

SharePointモダン Webパーツ
サイトページ作成とWebパーツ一覧 |  リスト、ライブラリ |  埋め込み |  ファイルビューア― |  リンク |  クイックリンク |  画像ギャラリー |  強調表示されたコンテンツ |  ヒーロー(Hero) |  クイック グラフ (Quick chart) |  テキスト(Text) |  画像 (Image) |  外観の変更 テーマ |  イベント(Events) |  クイックリンクの順番入替 |  Webパーツが大幅に減少!? |  外観の変更 |  リストWebパーツ不具合 |  クイックリンクのアイコン |  クイックリンクのレイアウト |  画像ギャラリーのレイアウト |  ドキュメントのチェックアウト表示 |  コードスニペット(Code snippet) |  カレンダー表示 |  マークダウン |  PowerApps |  カウントダウンタイマー | 
ひと目でわかるOffice 365サイトカスタマイズ&開発編 SharePoint Server 2016対応版

SharePointモダン サイト
サイトメールボックス |  標準 サイト |  サイトコレクション機能 |  サイト情報 |  サイトテンプレートの運用 |  サイトの訪問者 |  サイト情報のサイト削除リンク |  チームサイトテンプレート |  コミュニケーションサイト テンプレート |  ハブサイト |  モダンUIスキャナー |  サイト・リスト構成 |  サイトデザイン | 
ひと目でわかる SharePoint Server 2016




ひと目でわかるPowerAppsノンコーディングでのビジネスアプリ作成入門 (マイクロソフト関連書)

SharePoint情報サイト
Tech community(SharePoint)
SharePoint Developer Center
Support Team Blog
SharePoint Technical Note
ILLUMINATE JAPAN Blog
AvePoint Japan Community
idea.toString();
からめもぶろぐ。
Office 365 & PowerX
SPeed LAND 365
Art-Break:Tech


   風水吉凶方位 |  奇門遁甲 |  金運神社 |  金運本 |  水族館 |  仏像 |  論語 |  般若心経 |  庭園 |  二十四節気 |  菜根譚 | 
   SharePoint活用 |  OneNote活用 |  サーバー監視 |  イベントログ |  IT資産管理 |  技術TIPS