SharePointホーム画面の更新も落ち着いてきた?

SharePiont Online 動作仕様 : 2019.10.04 Friday
Office 365で アプリケーションランチャー[SharePoint]をクリックしたり、最上部 Office 365バーの [SharePoint]をクリックすると SharePointホーム画面(https://TENANT.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx)が表示されます。

SharePoint ホーム画面の仕様は...コロコロと変わり、ユーザーサポート担当者 泣かせですね。ユーザーに 「SharePointホーム画面がどのような仕様であるか」を説明した翌日に 仕様が変わった時は 滝汗でした。

2019年10月現在のSharePointホーム画面は 下図の通りです。
Office 365 SharePoint Online ホーム画面

(1) フォロー中のサイト
左上に「フォロー中」のサイトへのリンクが 1行1サイトで表示されます。
サイトの右側などでフォローして「しばらく(15分から数時間)すると」表示されます。

(2) 最近アクセスしたサイト
左中央に「最近」アクセスしたサイトへのリンクが 1行1サイトで表示されます。
SharePoint Onlineが自動的に表示するので、表示/非表示の制御はできません。
右側の☆をクリックすると サイトがフォローされます。

(3) おすすめのリンク
左下に「おすすめのリンク」が 1行ごとに表示されます。
ここのリンクは、SharePoint Onlineテナントごとに設定できます。逆に言えば、テナント単位のリンクなので 個々のユーザーごとに表示/非表示を切り替えできません。

(4) よくアクセスするサイト
右上に「よくアクセスするサイト」がカード表示されます。
カードには サイト名、アクティビティー(どのファイルが更新されたかなど)が表示されます。
カード右上の☆をクリックすると サイトがフォローされます。

(5) おすすめのサイト
アクセス権限はあるけど アクセスしていないサイトが表示されます。
表示されるサイトの仕様は 非公開ですが...アクセス数が多いサイトや 最近ユーザーにアクセスされたサイトなどが表示されているようです。


SharePoint Onlineバー右側のヘルプ/設定/通知

SharePiont Online 動作仕様 : 2019.10.01 Tuesday
SharePoint Onlineバー右側にある ヘルプ/設定/通知、仕様に迷いがあるのか...ちょこちょこと仕様変更が1年以上つづいていましたが、最近やっと落ち着いてきたような気がしてます。

SharePoint Onlineバー右側にある「通知」
SharePoint online 通知

Webブラウザのタブを複数ひらいていると、各タブで「通知」が表示されるのは イケてないですが...。
モダン表示のように 通知が表示されるのは 少しお洒落な感じですね。

SharePoint Onlineバー右側にある「設定」
SharePoint online 設定

「設定」は マニュアルに記載したり、ユーザーサポートで使うので、あまり変更して欲しくはないのですが...。
最近やっと 更新が落ち着いてきたかなぁ〜っと思っています。

SharePoint Onlineバー右側にある「ヘルプ」
SharePoint online ヘルプ

「ヘルプ」は ほとんど見ないのですが...。
久しぶりに見たら お洒落な仕上がりになってました!


(2019年8月か 9月頃のお話しですが)「通知」と「設定」のボタンが消えた時期がありました。「ヘルプ(?)」をクリックすると 「通知」と「設定」が現れるという謎な仕様で 困ったな...っと思っていたら 1週間後には元に戻っていました。SharePoint Onlineあるあるですかね。

「隠す系」は お洒落なWebサイトで多い手法なのですが ビジネスで使うSharePointで 「隠してエリア節約」などはやらない方がよろしいかと。ユーザーが迷子になってしまうので。


SharePoint Online 管理センター > 設定 > リストとライブラリ のクラシックモード(UI)制限が無効になる

SharePiont Online 動作仕様 : 2019.01.21 Monday
SharePoint Online 管理センターの設定メニューにある「リストとライブラリ」で、モダンUIを使わない設定ができたのですが、2019年4月からは この設定(クラシックモード制限)が無効になります。テナント全体で無効にできなくなります。つまり「モダンUIが既定」になる。リスト/ライブラリごとに設定してあれば そちらが優先されるようです。

SharePoint Management Center Setting List Library Experience

徐々に徐々に クラシックUIからモダンUIに移行させる作戦ですね。クラシックUIを強制するリスト/ライブラリは、リスト/ライブラリ単位で設定しているから問題ないとして、既定値のままで使っているものが 4月からは ガラリと変わる感じですかね。

Tech communityのSharePointブログに Delivering SharePoint modern experiences(SharePointの最新のエクスペリエンスを提供する)という記事が掲載されていて その中に クラシックモード制限の話も載っています。それ以外にも、クラシックUIがどうなるか、モダンUIがどうなるかなどについて 少し記載がありますね。


SharePoint Online 記憶域メトリックスに「クォータの増量要求」ボタンがついた

SharePiont Online 動作仕様 : 2018.11.08 Thursday
SharePoint Onlineサイトは運用していくと 徐々に容量を喰い、上限容量(記憶域クォータ)に達します。サイトコレクション管理者は、記憶域メトリックス画面で どのサイト/リスト/フォルダ/ファイル/バージョンが 容量を使っているかをチェックして、不要なものを削除したり、普段は使わないものを別サイトコレクションに移動したりします。
SharePoint Online Storage Metrix

そのような使い方をする 記憶域メトリックス画面(/_layouts/15/storman.aspx)に「クォータの増量要求」ボタンが追加されました。このボタンを押すと、確認ダイアログなどはなく 即座にSharePoint全体管理者宛てに「クォータの増量要求」メールが送信されます...。確認ぐらいは欲しいですね。そのままメール飛ぶって ヒドイ・・・。
SharePoint Online Storage Metrix Extend Quata Request

そして 「クォータの増量要求」メール送信先(宛先)が SharePoint全体管理者ではなく Office365全体管理者 って ヒドイ・・・。SharePointに関係のない全体管理者にもメール送信されてしまうのって どぉなんでしょうか?
SharePoint Online Storage Metrix Extend Quata Request Mail

ちなみに 警告値に達していない「通常の状態」、警告値を超えた「警告の状態」では 「クォータの増量要求」ボタンは表示されません。
SharePoint Online Storage Metrix Quota Normal

SharePoint Online Storage Metrix Quota Warning


SharePoint Online 管理センター「サイト コレクション記憶域の管理」で個々のサイトコレクション容量を制御

SharePiont Online 動作仕様 : 2018.10.24 Wednesday
Teams、Office 365 Video、Groups、Plannerなどで SharePointサイトコレクションが作成されると既定の上限サイズ(Storage quota)は 1 TBです。上限サイズ 1 TBでポコポコとサイトコレクションができると、あっという間にテナントの総量を使い切る可能性があります。

Office 365/SharePoint Onlineのテナントの総量(記憶域容量)は、ユーザーライセンス数によって決まります。1ユーザーあたり 10 GBが現在の容量。2018年4月以前は 1ユーザーあたり 0.5GBだったので 20倍に増えたのですが...それでも 1TB/サイトコレクションの設定だと 使い切りリスク有りですね。

ユーザー数=100の場合
テナント容量= (10 GB * 100)+ 1 TB= 約 2 TB

ユーザー数=1000の場合
テナント容量= (10 GB * 1000)+ 1 TB= 約 11 TB

ユーザー数=10000の場合
テナント容量= (10 GB * 10000)+ 1 TB= 約 101 TB

SharePoint Onlineでサイトコレクションを作成すると 記憶域サイズ(上限値)が指定できる...のがいままでのSharePoint既定動作だったのですが、SharePoint Online 管理センター「サイト コレクション記憶域の管理」が『自動』になっていると、サイトコレクション作成時に記憶域サイズが指定できなくなります。ひ、ひどい仕様だ。
SharePoint Online Site Collection Quota Setting

そして 新しい SharePoint Online管理センターでは この「サイト コレクション記憶域の管理」設定すらなくなり、サイトコレクション作成時に記憶域サイズが指定できません。

管理センターで記憶域サイズが指定できない
 ↓
サイトコレクション作成後に PowerShellコマンドで設定するしかない
 ↓
そこまでやる余裕のない会社は 既定値のまま使うしかない
 ↓
記憶域を使い切って、拡張ストレージを購入する

んー。商売上手!?



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