OneDrive for Businessに 通知を設定して、変更があったらメール送信する方法

SharePoint Online : 2017.05.23 Tuesday

SharePoint Onlineの通知機能

SharePoint Onlineには「通知」という機能があり、リストやライブラリに変更があったときに電子メールが送れます。「お知らせ」リストに通知を設定しておけば、スタッフがお知らせを新規追加したタイミングで、関係するメンバーに メールが送信されます。「ドキュメント」ライブラリに通知を設定しておけば、プロジェクトメンバーが新しいファイルをアップロードしたタイミングで、関係するプロジェクトメンバーにメールが送信されます。

通知は、個々のメールアドレス単位でも、Azure ADセキュリティグループ単位でも 設定できます。ただし、SharePointサイトに 当該ユーザー(または Azure ADセキュリティグループ)が権限を持っていないと、メールが送信されません。

設定した通知は、各メンバーが 自分自身に設定された「通知設定」を閲覧/編集/削除できます。設定した通知は、サイト管理者が サイトのメンバーごとに「通知設定」のタイトルを確認/削除できます。

OneDrive for Businessの通知機能 設定

OneDrive for Businessのメニューには、SharePoint通知機能はありません...が、設定はできます。

手順は、以下の通り。

1. Office 365にサインインして、OneDrive for Businessを表示

2. 右上の[歯車]アイコン -> [サイトの設定(Site Settings)]
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3. 右上の[歯車]アイコン -> [サイト コンテンツ(Site Contents)]

4. 左下の[従来のSharePointの表示に戻す]

5. サイトコンテンツの画面で、ドキュメントの[...] -> [設定]
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6. ドキュメントライブラリの設定画面が表示されたら、Webブラウザのアドレス(URL)で 「listedit.aspx」の部分を「SubNew.aspx」に変更して Enterキー

7. 新しい通知画面が表示されたら、通知先のメールアドレス、通知の対象、通知頻度などを設定して [OK]
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OneDrive for Businessの通知機能 解説

設定手順 6.では、リストの設定画面から 通知設定画面に アドレス(URL)を書き換えて、通知設定画面を表示しています。

OneDrive リスト(ライブラリ)の設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/listedit.aspx?List=(ListGUID)

OneDrive リスト(ライブラリ)の通知設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/SubNew.aspx?List=(ListGUID)

設定した通知は、以下のURL形式で確認できます。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)/
 _layouts/MySubs.aspx

このサイトの個人用通知画面では、当該ユーザーが設定した通知の情報が表示され、変更/削除できます。また。新たに別リストなどにも通知設定もできます。
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SharePoint Online 注目リンクのカスタマイズ方法

SharePoint Online : 2017.04.24 Monday

注目リンクのページング

注目リンクのタイル数が多くなると、ページングされて 境界のタイルが「途中まで表示」となります。
Internet Explorerの画面サイズを小さくすると、やはり 「途中まで表示」となります。
ページの縦幅を節約する場合は、これでいいのですが すべてのタイルをメニューとして表示したい場合には 困ります。
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そんな時は、スクリプトエディタWebパーツに CSSを追加して カスタマイズすれば、注目リンクの折り返し表示ができます。
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スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。




注目リンクの形状

注目リンクのタイル 150x150 Pixelの四角ですが、「丸」にもできます。
背景イメージも 丸に合わせたり、タイトルや説明も 丸に合わせる必要がありますが。
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スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。



「丸」まで極端ではなく・・・「角丸」の柔らかな感じにするには、上記の CSSで「border-radius: 50%;」を「border-radius: 25px;」にすれば 角丸になります。
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「border-radius: 」は、水平方向/垂直方向の四隅の半径が指定できます。上だけ角丸とか、下だけ角丸とか・・・アイディア次第で色々できます。
・水平方向の左上 半径
・水平方向の右上 半径
・水平方向の右下 半径
・水平方向の左下 半径
・垂直方向の左上 半径
・垂直方向の右上 半径
・垂直方向の右下 半径
・垂直方向の左下 半径




SharePoint Online 注目リンク(Promoted Link)の設定

SharePoint Online : 2017.04.24 Monday
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注目リンクの概要

オンプレミス SharePoint 2013、SharePoint Onlineで登場した「注目リンク」。
いまどきの「動きがあって」「画像(背景)が指定できる」リンクとして、Webページの見栄えを良くするのに役立ちます。

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1つ1つの四角の画像(または色)は「タイル」と呼ばれることがあります。タイルメニュー、タイル画像、タイルリンクのように「タイル+単語」で呼ばれることもあります。

注目リンクの設定項目

タイトル、背景イメージ、説明、リンクの場所、動作の開始、順序が設定できます。

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注目リンク タイトル

タイトルは 英数半角15文字まで表示されます。
それ以上の文字を 空白なしで指定すると16文字以降は表示されません。
適度に空白を入れれば、2行表示で 英数半角 30文字まで表示できます。

タイトルは 全角10文字まで表示されます。
それ以上の文字を 空白なしで指定すると11文字以降は表示されません。
適度に空白を入れれば、2行表示で 全角 20文字まで表示できます。

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はみ出た部分は、タイル上にマウスカーソルを合わせると表示されます。

表示フォントタイプ、フォントサイズをカスタマイズすると、表示できる文字数も増減します。

注目リンク 背景イメージ

背景イメージは、幅 150px 高さ 150pxの画像ファイルを指定します。
下部 三分の一(50px)の高さに、タイトルが表示されます。

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画像ファイルサイズは 150x150 pxですが、そのうち 上部 150x100 px部分だけに 色・模様・イラストを入れて、下部 150x50 px部分は 白無地にしておくと タイトルが読みやすくなります。

また、タイトルの背景色は、背景イメージ画像の色合いによって自動的に(灰色や濃い青色)に変わります。

注目リンク 説明

説明は、タイル上にマウスカーソルを合わせた際に表示されるテキストです。

説明は 英数半角17文字まで表示されます。
それ以上の文字を 空白なしで指定すると18文字以降は表示されません。
適度に空白を入れれば、6行表示で 英数半角 107文字(= 6行×17文字)まで表示できます。

タイトルは 全角11文字まで表示されます。
それ以上の文字を 空白なしで指定すると12文字以降は表示されません。
適度に空白を入れれば、4行表示で 全角 44文字(= 4行×11文字)まで表示できます。

表示フォントタイプ、フォントサイズをカスタマイズすると、表示できる文字数も増減します。

注目リンク リンクの場所

「リンクの場所」には、タイルをクリックしたときに Jumpする先のURLを指定します。

注目リンク 動作の開始

「動作の開始」には、タイルをクリックしたときに そのページ内で遷移するか(→ ページ内で移動)、ページの上にダイアログを開いて表示するか(→ ダイアログ)、Internet Explorerの別タブを開いて表示するか(→新しいタブ)を指定します。

注目リンク 順序

順序には数字で、タイルの表示順序を指定します。小さい番号から大きい番号の順にタイル表示されます。


注目リンクのビュー
注目リンクには、「タイル」と「すべての注目リンク」の2つのビューがあります。「タイル」は 実際にWebページ上でリンクとして表示するためのビューで、「すべての注目リンク」は 管理者がリンクの情報をメンテナンスするためのビューです。

「すべての注目リンク」ビューから「タイル」ビューへは 簡単に切り替えできますが、「タイル」ビューから「すべての注目リンク」ビューへの切り替えは解りにくいです。注目リンクを初めて使う方が 迷子になるところです。

「すべての注目リンク」ビューから「タイル」ビューへは 「新しいアイテム」の下にあるビューセレクタで 「タイル」をクリックすると切り替わります。
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「タイル」ビューから「すべての注目リンク」ビューへの切り替えは、上部リボン[リスト]タブ、現在のビューでを[すべての注目リンク]を選択します。リボンは通常は展開されていないので、切り替え方法が解らず 途方に暮れる管理者が多いです。
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ビュー切り替えを簡単にする方法は、「すべての注目リンク」を既定ビューにすることです。「すべての注目リンク」が既定ビューであれば、サイトコンテンツ画面から注目リンクを表示した時に「すべての注目リンク」が表示されるようになります。




SharePoint Online ディスカッション掲示板の仕様を理解する

SharePoint Online : 2017.04.20 Thursday

ディスカッション掲示板の概要

SharePoint ディスカッション掲示板(Discussion Board)は、SharePoint Server 2007の頃からある リストの一種です。
質問と回答(Q&A)、議題ごとの意見収集を 管理するためのリストです。
以前のオンプレミス SharePointでは、インデント付けされたビューがありましたが、SharePoint 2013/SharePoint Onlineでは インデントのビューがなくなりました。

ディスカッション掲示板のデータ

ディスカッション掲示板のデータは、「ディスカッション」と「返信」で管理されています。
「ディスカッション」は質問・議題に相当し、「返信」は回答・議題に対する返信 に相当します。
「ディスカッション」は物理的には Windowsフォルダ、「返信」は ディスカッション内のアイテムとして実装されています。
このため、ディスカッション名を変更しても、以前のディスカッション名が表示されるといった おかしな動きをする箇所があります...。

ディスカッション掲示板のビュー

アプリの追加で、ディスカッション掲示板を作成すると、初期状態では以下のビューが作成されます。
SP-Discussion-01

1) 新着順(Recent)
・ディスカッションが作成日順に全件表示されるビューです。

2) マイ ディスカッション(My discussions)
・自分が作成したディスカッションが表示されるビューです。

3) 未回答の質問(Unanswered questions)
・ディスカッション作成時に、質問(Question)をチェックすると 「質問と回答(Q&A)」になります。

・以下の条件を満たすディスカッションが、ビューに表示されます。
 a) 質問に対して 回答がない場合
 b) 質問に対して 回答(ベストリプライ)としていない場合

4) 回答のあった質問(Answered questions)
・ディスカッション作成時に、質問(Question)をチェックすると 「質問と回答(Q&A)」になります。

・以下の条件を満たすディスカッションが、ビューに表示されます。
 質問に対して 回答があり、回答(ベストリプライ)としている場合

5) お勧め(Featured)
・ディスカッションを開き、[お勧めにする]をクリックすると、このビューに表示されます。

リストの設定、評価の設定で 「いいね」を有効にすると、更に 以下のビューが表示されます。
SP-Discussion-02

6) 人気順(What's hot)
・人気順ビューは、 いいねの数、閲覧された数、返信の数などを SharePointが内部的に評価した数値(人気度)の順番に表示します。
・[サイトの設定]-[サイトのコンテンツと構造]で、ディスカッション掲示板を選択すると、ディスカッション スレッドごとの人気度が確認できます。




SharePoint Online機能で、Access Web Appが廃止される影響

SharePoint Online : 2017.04.12 Wednesday
SharePoint Online チームサイト テンプレートなどで サイトを作ると、必ず機能(Feature)がONになる「Accessアプリ(Access app)」ですが、廃止されるのですね・・・。
SP-AccessApps

PowerAppsがリリースされたことで、Access Web Appが不要になり Access Web Appを使うための機能がなくなるみたい。

いままで使用していたサイトテンプレートを使って、サブサイト作成すると エラーになってしまうのかな。それとも 警告がでて サイトできるのかな。

いずれにしても、サイトテンプレートは作り直しが必要になりそう。

クラウドサービスで機能が どんどんとアップデートされるのは 使う側から見ると「良い点」と「悪い点」がありますね。
新しい機能が使えて 生産性向上などにつながるのが「良い点」で、従来の機能がなくなって 従来の業務が遂行できなくなる(もしくは そのために改修作業、マニュアル修正作業が発生する)のが「悪い点」。

いままでのオンプレミス 「こてこてカスタマイズアプリケーション」に慣れていると、ついていけない・・・かも。
気持ちだけでも、負けないように 新しい機能をガンガン活用する方向で考えないとね。


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