SharePoint サイドリンクバー(Quick Launch)に「ページ」、「クラシック表示を終了」リンクが追加された

SharePoint Online : 2017.08.18 Friday

SharePoint Online/OneDrive for BusinessのUpdateが多い

ここ数か月、SharePoint Online/OneDrive for Business の Update(機能追加)が多いですね。

SharePoint OnlineのUpdateは モダンUI関連、ページ関連が多く、OneDrive for Businessは 左側リンクメニューや サイト設定がらみが多い感じです。

気になるのは SharePointサイトのデザインに影響する Updateが多いという点です。

SharePoint サイドリンクバー(Quick Launch)に「ページ」リンク、「クラシック表示を終了」リンクが追加されると すべてのユーザーに表示されるので、ユーザーがクリックしてしまい...サポート担当者が大忙しになります。

SharePoint Pages Link

OneDrive サイドリンクバー(Quick Launch)に「+(Groups作成)」リンクが追加されると すべてのユーザーに表示されるので、ユーザーがクリックしてしまい...サポート担当者、システム管理者が管理できなくなります。

OneDrive Create Groups

SharePointサイドリンクバー

マスターページ SeattleとOsloについては、Osloとの闘い にも書きましたが...。

SharePoint Server 2010では、「トップリンクバー」が画面上部(サイト名の上)にあり、サイト間のナビゲーションを実現していました。「サイドリンクバー」は画面左部にあり、サイト内のナビゲーションを実現していました。

SharePoint Server 2013からは Osloと呼ばれるマスターページが登場して、「トップリンクバー」が表示されなくなり、「サイドリンクバー」が画面上部(サイト名の下)に表示されます。サイドリンクバーなのに「上に」ある? 謎な仕様ですが、英語名は「サイドリンクバー」ではなく「Quick Launch」なので 左にあっても 上にあっても問題なしってことでしょうか...。

SharePointサイドリンクバーに追加されたリンク類

そして、ここ数か月のSharePoint Onlineに対するUpdateでは、サイドリンクバー(Quick Launch)に、以下のリンクが追加されました。
・「ページ」リンク
・「ニュース」リンク
・「クラシック表示を終了」リンク

SharePoint Exit Classic Mode

・「ページ」リンク
サイトのページライブラリへのリンク。何に使って欲しいのでしょうか...。
サイトのページを作るのは、サイト管理者。サイトを利用するユーザーには不要なメニューだと思います。

・「ニュース」リンク
OfficeGraph/Delveが有効になっている場合に、下位のサイトを含めた更新履歴が表示される「ニュース」ページですが。
わざわざ チームサイトのすべてのナビゲーションメニューに追加する意味が不明ですね。

・「クラシック表示を終了(Exit classic experience)」リンク
モダンUI/クラシックUIの切り替えは、リスト(またはライブラリ)の詳細設定でできますが・・・。ユーザーごとに、モダンUI/クラシックUIをパーソナライズされると・・・サポートが大変。「クラシックUIを早く終了させたい」という意味なのでしょうか?

「クラシック表示を終了(Exit classic experience)」リンクは、モダンUIに対応しているリスト/ライブラリで表示され・・・かと思えば、アンケートリストなどでも表示されます。

「クラシック表示を終了」が表示されるリスト/ライブラリ
・注目リンク(Promoted Link)タイルビュー
・アンケート(Survey)
・お知らせ(Announce)

「クラシック表示を終了(Exit classic experience)」リンクは、モダンUIに対応していない カスタムリストなどでは 表示されないのですが、表示される/されないの基準がよくわからない感じです。




Office 365 Business 中小企業向けビジネスアプリ Connections, Listings, Invoicing

SharePoint Online : 2017.07.25 Tuesday
Office 365には 大企業向け「Enterprise」と 中小企業向け「Business」があり、今回の記事は「Business」について。

TechNet Blog: Office 365 Business Premium の新しいビジネス アプリが中小企業の運営と成長を支援 で紹介されていますが、中小企業向け「Business」で Connections, Listings, Invoicing 3つのアプリケーションが追加されます。

Connections簡単に使用できるメール マーケティング サービス。
ニュースレター、通知、顧客紹介などの用途別のテンプレートを使って、メール マーケティング キャンペーンが作成できる。
ユーザーが メーリングリストの登録/購読解除できる。
各メール キャンペーンの開封率、クリック数、新規登録者数、新規顧客数、キャンペーンの集客数、購読解除者数が追跡できて、キャンペーンの効果が確認できる。
Listings主要なサイトにビジネス情報を簡単に公開できるアプリ。
Facebook、Google、Bingなどへのビジネス情報の公開・管理が容易になる。
各サイトのオンライン閲覧数、レビュー件数を ダッシュボードでまとめて監視できる。
Invoicing見栄えの良い請求書を作成し、迅速に支払いを回収するためのアプリ。
見積書、請求書が作成でき、支払いの回収を支援。
PayPal と連携して クレジット カードなどのオンライン支払いに対応できる。




SharePoint Online「アクセス要求の設定」で権限付与と共有の動きが変わる

SharePoint Online : 2017.07.24 Monday

SharePointアクセス権限付与の変遷

SharePoint Server 2010までは、サイト権限は サイト管理者(サイトコレクション管理者)だけが管理する「中央集権」的な仕様でした。

SharePoint Server 2013、SharePoint Onlineでは、サイトメンバーが 他のメンバーに権限を付与したり、フォルダ/ファイルを共有できたり・・・SNS的な「フラット」な仕様になっています。

SharePoint Server 2013、SharePoint Onlineの「アクセス要求の設定」で、ユーザー招待、フォルダ/ファイル共有、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作が設定できます。

SharePointアクセス要求の設定

SharePoint Online「サイトの設定」>「サイトの権限」にある「アクセス要求の設定」には、4つのチェックボックスがあり、そのON/OFFで 権限付与、共有の動きが変わります。上2つのチェックボックスは「ユーザー招待」と「フォルダ/ファイル共有」の設定で、下2つのチェックボックスは、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作設定です。

SPO Access Request settings

アクセス権限を要求できるユーザーを選択するか、
他のユーザーをこのサイトに招待します。
サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します。
アクセス要求の許可
すべてのアクセス権要求を以下の電子メール アドレスに送信する

「アクセス要求の設定」は、サイトコレクションのトップレベルサイトで設定すれば、権限を継承しているサブサイトでも同じ設定になります。しかし、サブサイトで固有の権限を付与すると そのサブサイトでも「アクセス要求の設定」が必要です。サブサイトで固有権限付与した直後は、「アクセス要求の設定」が既定値になるので注意してください。

「ユーザー招待」と「フォルダ/ファイル共有」

上2つのチェックボックスで「ユーザー招待」と「フォルダ/ファイル共有」の動作が設定できます。
チェックボックスのOn/Off設定と、動作の対応は、SharePoint権限グループごとに異なります。

1つ目チェックあり、2つ目チェックあり(既定値)
テナント内
ユーザー招待
テナント外
ユーザー招待
テナント内
フォルダ/
ファイル共有
テナント外
フォルダ/
ファイル共有
Owner
Member
Visitor△Owner承認依頼×△Owner承認依頼×

  1つ目チェックあり、2つ目チェックなし
テナント内
ユーザー招待
テナント外
ユーザー招待
テナント内
フォルダ/
ファイル共有
テナント外
フォルダ/
ファイル共有
Owner
Member△Owner承認依頼×
Visitor△Owner承認依頼×△Owner承認依頼×

  1つ目チェックなし、2つ目チェックなし
テナント内
ユーザー招待
テナント外
ユーザー招待
テナント内
フォルダ/
ファイル共有
テナント外
フォルダ/
ファイル共有
Owner
Member△Owner承認依頼×△Owner承認依頼×
Visitor△Owner承認依頼×△Owner承認依頼×

残念なことに 既定値では、メンバーがメンバーに権限付与できて、メンバーがフォルダ共有できたりします。メンバーからみると自由な感じですが、サイト管理者から見ると「サイトが混沌とした状態」になるので困りますよね。

サイト管理者が「中央集権」的に管理するためには、
1つ目チェックなし、2つ目チェックなし
にすることをお勧めします。

権限なしユーザーのサイトアクセス時の動作

下2つのチェックボックスは、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作設定です。

「アクセス要求の許可」をチェックすると、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際に、アクセス要求を送信する画面が表示されます。ユーザーがアクセス要求を送信すると、サイトコレクション管理者(または 指定されたメールアドレス)に権限要求のメールが送信されます。

「アクセス要求の許可」のチェックを外すと、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際に、アクセス権限なしのエラー画面が表示されます。

一番下のチェックボックス(すべてのアクセス権要求を以下の電子メール アドレスに送信する)下のメールアドレスには、当該サイトを作成したユーザーが自動的に設定されます。人事異動などで サイト管理者が変わった場合に、サイトコレクション管理者/サイト所有者/サイトメンバー/サイト閲覧者などは見直しすると思いますが、このメールアドレスは忘れがち。前任者のメールアドレスだけが残るので、サイトに権限がなくても メールが送信されてしまいます...。




SharePoint管理センターに Project Web Appメニューが追加

SharePoint Online : 2017.07.21 Friday
Office365管理センターから、SharePoint管理センター(のサイトコレクション一覧)を表示すると、「Project Web App」という見慣れないアイコンが増えている。

Project Web App メニュー

Plannerを大々的に推しているMicrosoftさんが、なぜ いまさら 「Project」?っという疑問はさておき、色々と調べてみると・・・

「Project Web App」のサイトコレクションができている・・・。

サイトコレクションのトップレベルサイトにアクセスすると、「申し訳ございません。Project Web App を使用するためのライセンスがありません。ヘルプ デスクに問い合わせてください。 」とメッセージが表示されている。

Project Web App サイト

ライセンスは、多分、Office 365 Enterpriseのライセンスで 「Project for Office 365」のこと。このライセンスを有効にしたユーザーしか、このサイトでは何もできない感じ。
それは いいとして・・・。

サイトコレクションサイズも小さい(0.13 GB)なので、今のところは放置でもいいとして・・・。

気になるのは 今後の成長。Project Onlineでは 以前は 最大 5,000プロジェクトまでだったけど、2017年4月から 最大 30,000プロジェクトが作成できるようになった。この「プロジェクト」が SharePointサイトコレクションになるのか、SharePointサイトになるのかは不明だが Projectを使えば 容量を消費するのは確かなので 怖い感じです。




SharePoint Onlineの検索結果ページをカスタマイズする方法

SharePoint Online : 2017.07.18 Tuesday
SharePoint Onlineのサイトページにある 検索ボックスから、検索結果ページに検索キーワードが渡されて、結果が一覧表示されます。
SharePoint Onlineには、4種類の検索結果ページがあります。
1) Office 365/SharePointページの検索結果ページ
2) SharePoint 検索センター結果ページ
3) SharePoint サイト検索結果ページ
4) SharePoint 独自の検索結果ページ

1) Office 365/SharePointページの検索結果ページ

1つ目の検索結果ページは、Office 365/SharePointページ(/_layouts/15/sharepoint.aspx)の左上 検索ボックスから遷移する検索結果ページです。

Office 365/SharePoint Search

検索結果ページURL形式は、以下の通りです。
/_layouts/15/sharepoint.aspx?q=TEST&v=search

Office 365/SharePointページに、検索キーワード(q=)と、検索動作(v=search)を渡しています。

このページは、"_layouts"配下にあるので、カスタマイズできません。

2) SharePoint 検索センター結果ページ

2つ目の検索結果ページは、SharePointサイトの左上 検索ボックスで「すべて(Everything)」を選択して、キーワードを入力して 遷移する検索結果ページです。

SharePoint Search type

検索結果ページURL形式は、以下の通りです。
/search/Pages/results.aspx?k=TEST&ql=1041

SharePoint検索センターサイトに、検索キーワードと、言語ID(1041)を渡しています。

このページは、SharePoint検索センターサイトにあるので、テナント管理者であれば カスタマイズ(Webパーツ追加、パラメータ変更など)が可能です。

[ページの編集]で、検索結果ページを編集すると、Webパーツページ上に 検索ボックス(SearchBox), 検索結果(SearchResult), 絞り込み(Refinemnet)などのWebパーツが配置されています。

SharePoint Search result page customize

絞り込み(Refinemnet)Webパーツは、初期状態では FileType, contentclass, ContentTypeId, WebTemplate, DisplayAuthor, LastModifiedTimeで絞り込みできます。絞り込み項目で Created, Size, SPSiteURLを追加すると 作成日、ファイルサイズ、URLで 検索結果の絞り込みができます。

SharePoint Search refinement

3) SharePoint サイト検索結果ページ

3つ目の検索結果ページは、SharePointサイトの左上 検索ボックスで「このサイト(This site)」を選択して、キーワードを入力して 遷移する検索結果ページです。

検索結果ページURL形式は、以下の通りです。
/SiteName/_layouts/15/osssearchresults.aspx?u={URL}&k=Broccoli

SharePoint サイト(アプリケーションページ)に、検索対象URL、検索キーワードを渡しています。

このページは、"_layouts"配下にあるので、カスタマイズできません。

4) SharePoint 独自の検索結果ページ

3つ目の検索結果ページは、独自で作成した検索結果ページです。ページライブラリなどに格納します。

検索結果ページURL形式は、以下の通りです。
/SiteName/SitePages/SearchResult.aspx

検索センターの検索結果ページと同様に、Webパーツページ上に 検索ボックス(SearchBox), 検索結果(SearchResult), 絞り込み(Refinemnet)などのWebパーツが配置でき、絞り込み項目などがカスタマイズできます。


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