OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴管理をOFFにして ストレージ領域を節約する方法

SharePoint Online : 2017.06.02 Friday

SharePoint Online/OneDrive for business バージョン履歴管理

SharePoint Onlineのドキュメントライブラリには、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値では 500 のメジャーバージョンを保持するようになっています。

OneDrive for businessは、裏側では SharePoint Onlineを使っているので、OneDriveライブラリにも、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値は 500メジャーバージョン保持です。

バージョン履歴を残すメリット、デメリット

過去バージョンを残すことで、「間違った変更などを元に戻したり」、「過去のファイル内容を確認したり」できるメリットがあります。いつ どのファイルに どのような変更を行ったか 覚えている(記録している)几帳面な方であれば 特定の日時の状態にファイルが復元できるので、たいへん便利な機能です。

過去バージョンを残すということは、上記のメリットのトレードオフとして、「ストレージ領域を(余分に)使う」というデメリットがあります。企業ユーザー向けの OneDrive for business は Office365 E1/E3/E5ライセンスを持っていれば 初期状態で 1 TBのストレージが使えますが、そのほとんどが過去バージョンとなると、相対的にみて OneDriveにおけるファイル容量が減ります。いくつかのファイルをOneDriveに置いて、更新(=バージョン履歴情報が追加)していくと 計算上は「1 TB÷500 バージョン」なので 約 2 GBが実ファイルの合計値となります。Word/Excelなどの 数10 kBのデータであれば 2万ファイルぐらいまでですが、画像・動画ファイルなどのサイズが大きいものでは、すぐにストレージ領域を使い切ってしまうかもしれません。

ローカルパソコンにあるファイルをバックアップとして OneDriveに格納する場合、当該ファイルが更新されないのであれば 1バージョンだけでよく バージョン履歴管理は不要です。当該ファイルが定期的に更新されるのであれば、バージョン履歴管理が必要になります。

OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴機能をOFFにする方法

SharePoint Onlineであれば ドキュメントライブラリ設定画面から、バージョン履歴の保存有無、バージョン数が変更できますが・・・OneDriveでも 同じように設定変更はできます。ただし、複雑な操作になるので 一般ユーザーには敷居が高いかもしれません。

1. OneDriveの右上[歯車]、[サイトの設定]
2. サイトの設定画面で、右上[歯車]、[サイトコンテンツ]
3. サイトコンテンツ画面で、左下[従来のSharePointの表示に戻す]
4. (旧)サイトコンテンツ画面で、「ドキュメント」の下にある[...]、[設定]
5. ドキュメント設定画面で、[バージョン設定]
6. バージョン管理の有無、バージョン数を変更して [OK]
OneDriveバージョン履歴 設定

OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴を削除にする方法

ストレージ領域が少なくなったときに、バージョン履歴機能 OFFのような「複雑な操作」をおこなわずに、手っ取り早く 対処するには「過去バージョンの削除」という手段もあります。

OneDriveで ファイルの右側にある[...]−[バージョン履歴]をクリックして、バージョン履歴画面で[すべてのバージョンを削除]をクリックすれば、1ファイルのバージョン履歴が削除されます。サイズの大きなファイルから順に、他のファイルについても 同様な操作をおこなえば 暫定的ではありますが ストレージの空き領域が増えます。
OneDriveバージョン履歴 すべて削除




SharePointアンケート(Survey)のExcelエクスポート項目をカスタマイズする方法

SharePoint Online : 2017.05.24 Wednesday

SharePointアンケートの問題、回避策

SharePoint Online アンケート リストの問題点と運用回避方法」 では、複数回答がきれいに出力されない問題と 回避策について 解説しました。

SharePointアンケート(Survey)の登録者をメールアドレスに変更する方法」 では、アンケートリストの「登録者」列を 「名前」から「メールアドレス」に変更する方法について解説しました。

今回は、Excelエクスポートの項目をカスタマイズする方法を解説します。Excelエクスポートの項目は、登録者とアンケート回答などが含まれていますが「更新日時」「登録日時」は含まれていません。しかし、Excelエクスポートされる項目をカスタマイズする画面はないんですよね。

ネットで検索すると「Excelに渡すiQueryをカスタマイズ」「SharePoint Designerで ビュー(XSLT)をカスタマイズ」などの 難しい解決策しかありません。これらの方法でも カスタマイズできますが、後々どうやってやったのか、どうやって修正できるのかが ブラックボックスになってしまい、困ることになるかと。

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目の仕組み

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目は、アンケートリストの既定ビュー(概要ビュー)を Excelに iQueryで渡して、Excelアプリケーションが SharePointアンケートリストの既定ビューにアクセスして データをExcelファイルに表示しています。

アンケートリストの既定ビュー(概要ビュー)は、SharePoint Designerでは編集できますが、SharePoint標準のユーザーインターフェイスからは編集できません。

なので・・・世界のSharePointフリークスたちは、「Excelに渡すiQueryをカスタマイズ」するか、「SharePoint Designerで ビュー(XSLT)をカスタマイズ」して 対処していた っと。

SharePointアンケートのExcelエクスポート項目をカスタマイズ

もっとも簡単なカスタマイズ方法は、アンケートリストの「既定ビュー」を新たに作ることです。といっても、アンケートリストでは 新しいビューを作るメニューは無いので、URL直打ちになります。

アンケートの概要ビューを表示して、[設定]-[アンケートの設定]を順にクリックします。

アンケートの設定画面、URLは 以下の形式です。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/survedit.aspx?List=(ListGUID)

上記 URLの
・「survedit」を「viewnew」に変更すると
ビューの作成画面が表示されます。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/viewnew.aspx?List=(ListGUID)

アンケート ビュー作成

ビューの作成画面で、「ビューの名前」を入力して、「このビューを既定にする」をチェック、ビューに表示する列をチェックして [OK]をクリックすると、既定のビューが作成できます。

アンケートリストをExcelファイルにエクスポートすると、上記のビューで指定した列(項目)が Excelにエクスポートされることが確認できます。




SharePointアンケート(Survey)の登録者をメールアドレスに変更する方法

SharePoint Online : 2017.05.24 Wednesday

SharePointアンケートの問題、回避策

SharePoint Online アンケート リストの問題点と運用回避方法 では、複数回答がきれいに出力されない問題と 回避策について 解説しました。

今回は、SharePointアンケートリストをExcelファイルに出力(エクスポート)するときに、「登録者」列を 「名前」から「メールアドレス」に変更する方法について解説します。

SharePointアンケートリストは、列設定やビュー設定が機能制限されていて、他のリスト(お知らせ、ライブラリ)のように 画面から変更することができません。

それでも、Excelファイルに出力される項目を(ほんの少し)変更したい! というニーズはありますよね。

SharePointアンケートの登録者列を変更する方法

アンケートの概要ビューを表示して、[設定]-[アンケートの設定]を順にクリックします。

アンケートの設定画面、URLは 以下の形式です。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/survedit.aspx?List=(ListGUID)

上記 URLの
・「survedit」を「FldEditEx」に変更して
・末尾に、「&Field=Author」をつけると、
登録者の列設定画面が表示されます。

https://(Tenant).sharepoint.com/(SiteName)/
 _layouts/15/FldEditEx.aspx?List=(ListGUID)&Field=Author

アンケートリスト列の編集

列の編集画面で、「名前(プレゼンス付き)」から「勤務先の電子メール」に変更して [OK]をクリックすれば、登録者の表示が電子メールアドレスになります。
アンケートリスト登録者の選択肢

アンケートリストの「すべての回答」ビューで、登録者が 電子メールに変わっていることが確認できます。

アンケートリストをExcelファイルにエクスポートすると、登録者が 電子メールに変わっていることが確認できます。




OneDrive for Businessに 通知を設定して、変更があったらメール送信する方法

SharePoint Online : 2017.05.23 Tuesday

SharePoint Onlineの通知機能

SharePoint Onlineには「通知」という機能があり、リストやライブラリに変更があったときに電子メールが送れます。「お知らせ」リストに通知を設定しておけば、スタッフがお知らせを新規追加したタイミングで、関係するメンバーに メールが送信されます。「ドキュメント」ライブラリに通知を設定しておけば、プロジェクトメンバーが新しいファイルをアップロードしたタイミングで、関係するプロジェクトメンバーにメールが送信されます。

通知は、個々のメールアドレス単位でも、Azure ADセキュリティグループ単位でも 設定できます。ただし、SharePointサイトに 当該ユーザー(または Azure ADセキュリティグループ)が権限を持っていないと、メールが送信されません。

設定した通知は、各メンバーが 自分自身に設定された「通知設定」を閲覧/編集/削除できます。設定した通知は、サイト管理者が サイトのメンバーごとに「通知設定」のタイトルを確認/削除できます。

OneDrive for Businessの通知機能 設定

OneDrive for Businessのメニューには、SharePoint通知機能はありません...が、設定はできます。

手順は、以下の通り。

1. Office 365にサインインして、OneDrive for Businessを表示

2. 右上の[歯車]アイコン -> [サイトの設定(Site Settings)]
od-alert-01

3. 右上の[歯車]アイコン -> [サイト コンテンツ(Site Contents)]

4. 左下の[従来のSharePointの表示に戻す]

5. サイトコンテンツの画面で、ドキュメントの[...] -> [設定]
od-alert-02

6. ドキュメントライブラリの設定画面が表示されたら、Webブラウザのアドレス(URL)で 「listedit.aspx」の部分を「SubNew.aspx」に変更して Enterキー

7. 新しい通知画面が表示されたら、通知先のメールアドレス、通知の対象、通知頻度などを設定して [OK]
od-alert-03

OneDrive for Businessの通知機能 解説

設定手順 6.では、リストの設定画面から 通知設定画面に アドレス(URL)を書き換えて、通知設定画面を表示しています。

OneDrive リスト(ライブラリ)の設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/listedit.aspx?List=(ListGUID)

OneDrive リスト(ライブラリ)の通知設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/SubNew.aspx?List=(ListGUID)

設定した通知は、以下のURL形式で確認できます。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)/
 _layouts/MySubs.aspx

このサイトの個人用通知画面では、当該ユーザーが設定した通知の情報が表示され、変更/削除できます。また。新たに別リストなどにも通知設定もできます。
od-alert-04




SharePoint Online 注目リンクのカスタマイズ方法

SharePoint Online : 2017.04.24 Monday

注目リンクのページング

注目リンクのタイル数が多くなると、ページングされて 境界のタイルが「途中まで表示」となります。
Internet Explorerの画面サイズを小さくすると、やはり 「途中まで表示」となります。
ページの縦幅を節約する場合は、これでいいのですが すべてのタイルをメニューとして表示したい場合には 困ります。
sp-promotedCustom-01

そんな時は、スクリプトエディタWebパーツに CSSを追加して カスタマイズすれば、注目リンクの折り返し表示ができます。
sp-promotedCustom-02

スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。




注目リンクの形状

注目リンクのタイル 150x150 Pixelの四角ですが、「丸」にもできます。
背景イメージも 丸に合わせたり、タイトルや説明も 丸に合わせる必要がありますが。
sp-promotedCustom-03

スクリプトエディタに挿入する CSS(StyleSheet)は、以下の通りです。



「丸」まで極端ではなく・・・「角丸」の柔らかな感じにするには、上記の CSSで「border-radius: 50%;」を「border-radius: 25px;」にすれば 角丸になります。
sp-promotedCustom-04

「border-radius: 」は、水平方向/垂直方向の四隅の半径が指定できます。上だけ角丸とか、下だけ角丸とか・・・アイディア次第で色々できます。
・水平方向の左上 半径
・水平方向の右上 半径
・水平方向の右下 半径
・水平方向の左下 半径
・垂直方向の左上 半径
・垂直方向の右上 半径
・垂直方向の右下 半径
・垂直方向の左下 半径


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