SharePoint Online ビュー列に「アイテムはレコードです」「ラベルが適用されました」が増えている

SharePoint Online : 2017.09.30 Saturday
モダン表示に関する仕様変更なのか、新しいサイト機能の仕様変更なのか、SharePoint 2019に向けた布石なのかは不明ですが...2017年9月頃から SharePoint Onlineでビュー設定画面に 「アイテムはレコードです(Item is a Record)」「コンプライアンス資産ID(Compliance Asset Id)」「ラベルが適用されました(Label Applied)」などの 新しい列が追加されています。
SharePoint New feature view fields

「アイテムはレコードです(Item is a Record)」は、Yes/Noの列で レコード機能(データを別のサイトに複製アーカイブする機能)のレコードでしょうか?

「コンプライアンス資産ID(Compliance Asset Id)」は、ドキュメントライブラリなどのライブラリに追加される列で、カスタムリストなどには追加されないみたいです。監査とか セキュリティでドキュメントを保持するための機能ON/OFFでしょうか?

「ラベルが適用されました(Label Applied)」は、ラベルなので 用語セット、タグみたいなもの?

使いみちを調べねば。




SharePoint Online モダン表示とクラシック表示の比較 コマンドバー編

SharePoint Online : 2017.09.26 Tuesday
今回は 「クラシック表示」と「モダン表示」の調査、第四弾「コマンドバー」です。

でも、その前に...検索ボックス、リボンなどの上部エリアの違いについて。

SharePoint検索ボックス

SharePoint 2013(相当のSharePoint Online)以降では、サイトページの右上に「検索ボックス」があり、すべて(Everything)、ひと(People)、会話(Conversations)、このサイト(This Site)の4種類で 検索対象を選んで検索ができました。
SharePoint Classic SearchBox

モダン表示の「検索ボックス」では、ページの左上に場所が移動し、検索対象は選べず、検索となっています。画面スペースをとらず、目立つ位置に移動したことで 検索しやすくなりました。
SharePoint Modern SearchBox

「検索ボックス」は、常に左上にある訳ではなく、表示している画面の幅が狭くなると、「検索ボックス」がコマンドバーの先頭に移動します。謎なフローティングデザインです。

SharePointリボン

SharePoint 2010(相当のSharePoint Online)以降では、画面上部に Officeアプリケーションのような伸縮する「リボン」と呼ばれるタブとコマンドボタンがありました。

慣れるまでは とても使いにくいのですが・・・ずっと使っていると コマンドボタンの位置なども覚えて、すいすいとオペレーションできるようになります。

モダン表示では、リボンが無くなりました。その代わりに登場したのが「コマンドバー」(正式名称は不明)。

SharePointコマンドバー

モダン表示のコマンドバーは、選択しているもの(アイテム、ファイル、フォルダなど)に応じて 操作できるコマンドが表示されます。例えば、ドキュメントライブラリで特定のフォルダをチェックするとそのフォルダに対するコマンドが表示されるという感じ。

お知らせリストを初期表示すると、コマンドバーには、新規(New)、クイック編集(Quick edit)、Excelにエクスポート(Export to Excel)、Flow、PowerAppsの5つが表示されて、[...]をクリックすると、通知(Alert me)、個人用通知の管理(Manage my alerts)の2つが表示されます。クイック編集は、クイック編集ができるビューの場合だけ表示されます。FlowとPowerAppsは 非表示にしたいのですが 表示変更できません。
SharePoint Modern Commandbar 01

コマンドバー右側には、ビュー(すべてのアイテム)、フィルタペイン、詳細ペインの3つがあります。ビューは、表示するアイテムのフィールドを選択したり、条件指定したりするもので 従来のビューがそのまま表示されます。フィルタペインは 現在ビューに表示されているアイテムを 最終更新日の範囲で フィルタできます。詳細ペインは、選択したアイテムのフィールド値が表示できます。

同じ、お知らせリストで 1つのアイテムを選択すると、コマンドバーの表示が変更されます。編集(Edit)、共有(Share)、リンクのコピー(Copy link)、削除(Delete)が表示されます。コマンドバー右側には、選択したアイテム数、フィルタペイン、詳細ペインの3つがあります。
SharePoint Modern Commandbar 02

同じ、お知らせリストで 2つ以上のアイテムを選択すると、コマンドバーの表示が変更されます。削除(Delete)だけが表示されます。コマンドバー右側には、選択したアイテム数、フィルタペインの2つがあります。

ドキュメントライブラリを初期表示すると、コマンドバーには、新規(New)、アップロード(Upload)、クイック編集(Quick edit)、同期(Sync)、Flowの5つが表示され、[...]をクリックすると、通知(Alert me)、個人用通知の管理(Manage my alerts)の2つが表示されます。クイック編集は、クイック編集ができるビューの場合だけ表示されます。
SharePoint Modern Commandbar 03

コマンドバー右側には、ビュー(すべてのアイテム)、フィルタペイン、詳細ペインの3つがあります。リストで表示されるコマンド・ペインと同じです。

ドキュメントライブラリで、JPEGファイルを1つ選択すると、コマンドバーの表示が変更されます。共有(Share)、リンクのコピー(Copy link)、ダウンロード(Download)、削除(Delete)、Flowが表示されます。
SharePoint Modern Commandbar 04

[...]をクリックすると、Pin to top、Move to、Copy to、Rename、Version history、Alert me、Manage my alerts、Check outが表示されます。トップにピン止め以外は、以前のSharePointクラシック表示と大差ない感じですね。
SharePoint Modern Commandbar 05

ドキュメントライブラリで、JPEGファイルを2つ選択すると、コマンドバーの表示が変更されます。ダウンロード(Download)、削除(Delete)、Move to、Copy toが表示されます。コマンドバー右側には、選択したアイテム数、フィルタペインの2つがあります。

ドキュメントライブラリで選択したファイルの種類が Word,Excel,PowerPointのような Officeアプリケーションの場合は、開く(Open)メニューと、Online版で開くか、Desktop版で開くかのサブメニューが表示されます。
SharePoint Modern Commandbar 06

コマンドバーは、リボンに慣れている人から見ると、どこに何があるか解らずに戸惑うのですが・・・しばらくすれば慣れて 便利に感じるインターフェイスという感じですね。


(2017.10.01 追記)
SharePoint Onlineモダン表示のコマンドバー、「どこかで見た感じがする」って思っていたら・・・一般消費者向けの Hotmail.com (Outlook.com) のユーザーインターフェイスと同じですね。それで、あまり抵抗なく使えているのかと。





SharePoint Online モダン表示とクラシック表示の比較 サイトのロゴ編

SharePoint Online : 2017.09.23 Saturday
今回は 「クラシック表示」と「モダン表示」の調査、第三弾「サイトのロゴ」です。

SharePoint サイトのロゴ

SharePoint 2013(相当のSharePoint Online)以降では、サイトのレイアウトで Seattle と Oslo どちらを選択しても、「サイトのロゴ」は同じサイズでした。サイトのロゴを指定しないと SharePoint標準のロゴが 幅 180 x 高さ 64 ピクセル(縦:横=1:3 横長)で表示され、JPEG, GIFファイルなどの画像ファイルが設定できました。
SharePoint logo size

クラシック・モダン表示の差異

サイトのロゴ、クラシック表示とモダン表示とで 比較してみました。

(1) ロゴ指定なし クラシック表示
SharePoint Classic navigation seattle

(2) ロゴ指定なし モダン表示
SharePoint Modern navigation seattle

(3) ロゴ指定あり クラシック表示
SharePoint Classic Site Logo

(4) ロゴ指定あり モダン表示
SharePoint Modern Site Logo

モダン表示では、クラシック表示と比較して 以下の点が変更されています。
・ロゴ指定がない場合、正方形で、サイトカラーの背景に サイト名のアルファベット略称が表示される。
・ロゴ指定がある場合、横長長方形の画像は、中央部分が正方形でくり抜かれて表示される。

ロゴ画像が横長から正方形に自動的に削られるのは痛いです...。
じゃぁ 元々のロゴ画像を正方形にしたら?

(5) 正方形のロゴ指定あり クラシック表示
SharePoint Classic Square Site Logo

クラシック表示の場合、サイト名やトップリンクバーなどが 左側に寄ってしまい、サイドリンクバーの幅が目立つようになってしまいますが、表示としては問題なしですね。

(6) 正方形のロゴ指定あり モダン表示
SharePoint Modern Square Site Logo

モダン表示の場合は、正方形の画像は 正方形のまま表示されるので、今後の事を考えると 正方形でサイトのロゴを作った方がいいってことですかね。


(2017/10/16 追記)
横長の長方形サイトロゴの真ん中だけが切り取られるのは、不具合だったようですね。
先週あたりから、不具合修正されたようで・・・「横長のロゴ」上下に余白がついて、正方形で表示されています。




SharePoint Online モダン表示とクラシック表示の比較 ナビゲーション編

SharePoint Online : 2017.09.22 Friday

モダン表示の振り返り、今回のお題

SharePoint Onlineモダン表示について、2年前から いくつかの記事を投稿してきました。
(2016/06/29) SharePoint ドキュメントライブラリ UI変更(モダン)
(2016/11/02) モダンUIと呼ばれる SharePoint リストの外観変更
(2017/09/13) SharePoint Online モダン表示とクラシック表示の比較 リスト・ライブラリ編

今回は 「クラシック表示」と「モダン表示」の調査、第二弾「ナビゲーション」です。

SharePointのナビゲーションメニュー

SharePointには トップリンクバー(Global Navigation)と サイド リンクバー(Quick launch) の2つのナビゲーションメニューが標準でサポートされます。SharePoint 2013(相当のSharePoint Online)以降は、サイトのレイアウトで Seattle と Osloが選択できます。『Seattle と Osloの違い』の記事にもあるように、SeattleとOsloでは トップリンクバーとサイドリンクバーの配置場所が異なります。

Seatle クラシック・モダン表示の差異

サイトのレイアウトを Seattleに設定して、クラシック表示とモダン表示を比較してみました。

Seattle クラシック表示
SharePoint Classic navigation seattle

Seattle モダン表示
SharePoint Modern navigation seattle

Seattle モダン表示では、クラシック表示と比較して 以下の点が変更されています。
・サイドリンクバーの「最近使った項目(Recent)」は表示されない。
・サイドリンクバーに「従来のSharePointの表示に戻す(Return to classic SharePoint)」が表示される。
・トップリンクバーの「当該サイトへのリンク」は表示されない。

Oslo クラシック・モダン表示の差異

サイトのレイアウトを Osloに設定して、クラシック表示とモダン表示を比較してみました。

Oslo クラシック表示
SharePoint Classic navigation oslo

Oslo モダン表示
SharePoint Modern navigation oslo

Oslo モダン表示では・・・というよりは モダン表示では「サイトのレイアウト」とは無関係に ナビゲーションなどが決まっている模様。


モダン表示は、既存サイトとの親和性や Look & Feelの統一は考えられておらず 独自路線をまい進しているようですね。今後、モダン表示が主流になるのだとしたら、サイトのページなどの見直しが必要になりますね。また、モダン表示に対応していないリスト/ライブラリの扱いがどうなるのかも興味があります。今後のUPDATEに期待したいと思います。




SharePoint外部共有サイトに テナント外の外部ユーザーを招待して 情報共有する方法

SharePoint Online : 2017.09.20 Wednesday

外部共有サイト、外部ユーザーの概要

SharePoint Online/OneDrive for Businessでは、Office 365テナント外のユーザーと情報共有ができます。
「テナント外のユーザー」は 外部ユーザー(External user)と呼ばれ、Outlook.comなどのMicrosoftが無償で提供するコンシューマ向けのアカウントや、Office 365の別テナントユーザー、Office 365を導入していない企業のメールアカウントを使って SharePoint/OneDriveにアクセスするユーザーです。

一番簡単な方法は、1つ目の Microsoftアカウントを使う方法です。Outlook.comなどのアカウントを使って、SharePoint/OneDriveを使った情報共有が 追加料金なしでできます。

Office 365テナント全体の設定で、外部共有をOFFにしていると SharePoint/OneDriveでは外部共有ができなくなります。セキュリティを重視するか、利便性を追求するかは 会社ごとのポリシーなので...。

外部共有サイト

外部共有サイトの設定は、SharePoint管理センターのサイトコレクション一覧で「共有(Sharing)」を使えば、サイトコレクション単位で ON/OFFできます。

SharePoint External Site

外部共有の種類は4つ(外部共有を許可しない、既存の外部ユーザーには許可する、招待して認証された外部ユーザーに許可する、すべての外部ユーザーに許可する)あります。

セキュリティを重視する社内用のサイトコレクションであれば「外部共有を許可しない」を選択します。セキュリティをある程度は保ち外部との情報共有で利便性を高める場合「招待して認証された外部ユーザーに許可する」を選択します。

外部ユーザー

一番簡単な Microsoftアカウントを使った外部共有は、以下の4つのSTEPで 外部共有できるようになります。
(1) Microsoftアカウントの作成
(2) Microsoftアカウントを連絡
(3) Microsoftアカウントを招待
(4) Microsoftアカウントでアクセス

(1) Microsoftアカウントの作成

SharePoint create External user

外部ユーザーは、Microsoftアカウント登録画面(https://signup.live.com/)で 新しいメールアドレスの作成をクリックして、必要な情報を入力していけば Microsoftアカウントが作成できます。画面がたくさんあり、入力する情報も たくさんありますが。
SharePoint create MS Account 1

SharePoint create MS Account 2

SharePoint create MS Account 3

Microsoftアカウントの作成が完了したら、受信メールを確認しておきましょう。初回アクセスで メールボックスができるので、この操作を行っていないと、外部ユーザーを招待したメールが受信できません。

(2) Microsoftアカウントを連絡

SharePoint contact External users email

外部ユーザーが Microsoftアカウント(メールアドレス)を作成したら、Office365のサイト管理者にメールを送り、メールアドレスを知らせます。

(3) Microsoftアカウントを招待

SharePoint invitation External user

サイト管理者は外部共有サイトの権限設定画面で 新しいユーザーに、外部ユーザーのメールアドレスを登録します。SharePoint/OneDriveから外部ユーザー宛てに招待メールが送信されます。

(4) Microsoftアカウントでアクセス

SharePoint access External site

外部ユーザーは、Microsoftアカウントのメールボックスに届いた招待メール本文にある(外部共有サイト URL)リンクをクリックして、外部共有サイトにアクセスします。


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