SharePoint Onlineデータ容量(記憶域サイズ)を管理する方法

SharePoint Online : 2016.03.04 Friday
SharePoint Onlineの利用が進み、サイトが乱立しはじめると、
気になるのが 「記憶域サイズ」ですよね。


棚卸、定期的な見直し
・個々のサイトコレクションの棚卸をおこなって、使ってないサイトコレクションを削除する。
・使っているサイトコレクションの中で、サイト管理者に不要なコンテンツを削除してもらう。
・使っているサイトコレクションで「使用済み記憶域サイズ」を見て、「容量上限(クォータ)」を見直しする。
などなど 定期的におこなわないと、すぐに 記憶域サイズを使い切ってしまいます...。


SharePoint Onlineの記憶域サイズ
SharePoint Onlineの記憶域サイズは、
 (ユーザー数×0.5 GB)+ 1.0 TB
という計算式。

「+1.0 TB」を共通のサイトコレクション(サイトコンテンツ)で消費して、ユーザー数に応じて、各部門にコスト配布する感じになるのかな?

共通/各部門のサイトコレクション
共通のサイトコレクションは
・全社ポータルサイト
・コミュニティサイト(クラブ活動、趣味など)
・検索サイト

各部門にコスト配布されるサイトコレクションは
・部門サイト
・プロジェクトサイト

プロジェクトサイトは、部門や会社をまたぐので、費用負担をどこがするのか わかりにくいですね。
個人用サイトは(プロファイル以外は)OneDrive for businessなので SharePoint容量にはカウントされません。

ユーザーあたりのサイト、容量
1ユーザーが利用するサイトで考えると...
 部門サイト+(プロジェクトサイト×3)→4サイト
ぐらいが平均値でしょうか。

部門サイトを 何ユーザー単位に作成するかは、(Azure ADのセキュリティグループにも関係しますが(^-^;)単純にSharePoint容量だけで考えると
・20ユーザー → 10.0 GB
・40ユーザー → 20.0 GB

プロジェクトサイトの分を差し引いておくと
・20ユーザー → 5.0 GB
・40ユーザー → 5.0 GB
ぐらいな サイズ設定(とりあえずの上限値)になるのかな?

SharePoint Online既定で作成されるサイトコレクション
SharePoint Online既定で作成されるサイトコレクションは、6つあります。
1) https://(tenant).sharepoint.com/
2) https://(tenant).sharepoint.com/portals/community
3) https://(tenant).sharepoint.com/portals/hub
4) https://(tenant).sharepoint.com/search
5) https://(tenant)-my.sharepoint.com/
6) http://(tenant)-public.sharepoint.com

1)〜6) 共通なのですが...
 削除できるのか解らないけど、
 削除したら再作成できるのかも解らないので、
 とりあえず置いておく?
という 一般ユーザーなみ の感覚w

サイトコレクションを新規作成する際に選べる「管理パス」は、/sites と /teams の2種類なので、「やっぱり必要だった!」っという時のために、テナント 管理者だけがアクセスできるようにアクセス権限を絞って、必要ならば記憶域クォータを下げて、「塩漬け」しておくのがよろしいかと。

SharePoint Online既定 ルートサイト
1) https://(tenant).sharepoint.com/
一般的に「ルートサイト」と呼ばれるサイトコレクションですね。

社内イントラネットのポータルに使用するのかな?
URL的には 一等地なのですが、ここにサブサイトやサイトコンテンツを貯めていくと、一極集中になる可能性がありますね。
URLが推測可能なので セキュリティ的には よろしくない?

記憶域の使用量=0.00 GB、記憶域のクォータ(上限)= 0.98 GB
アクセス権限を絞って、塩漬けですかね。

SharePoint Online既定 コミュニティポータル
2) https://(tenant).sharepoint.com/portals/community
コミュニティポータル?

社内イントラネットのコミュニティサイトを一覧表示するための エンタープライズテンプレートみたいなのですが...
コミュニティポータ ルを作成する(Support Officeサイト)

「個人用サイトとエンタープライズ検索センターとの連動」なのは解るのですが、そもそも これが必要なのかが わからないですね。

Office Graphとか、Office 365 サイト画面(注目サイト・フォローサイト)とか、検索サイト などから サイトにたどり着くっというナビゲーションも、「 うぅ〜ん」という感じなのに、さらに コミュニティポータル? っみたいな。

記憶域の使用量=0.03 GB、記憶域のクォータ(上限)= 1024.00 GB
既定値だったかが定かではありませんが 上限が 1 TBって...
アクセス権限を絞って、クォータを下げて、塩漬けですかね。

SharePoint Online既定 HUBポータルサイト
3) https://(tenant).sharepoint.com/portals/hub
HUBポータルサイト。

Streaming Video Serviceをホストするためのサイト。
Office 365 Video portalとも呼 ばれるらしい。

Video使わなければ 不要な感じでしょうか。
記憶域の使用量=0.00 GB、記憶域のクォータ(上限)= 0.00 GB
なんでしょうか、この既定値w 上限 0.00 GBだと
・コンテンツ追加できない のか
・コンテンツが無制限に追加できる のか
謎ですね。
アクセス権限を絞って、塩漬けですかね。

SharePoint Online既定 検索センターサイト
4) https://(tenant).sharepoint.com/search
検索センターサイト。

SharePoint全体で検索するときに使われる 検索センターサイトですね。
これは 使うものなので 削除とかしちゃダメですね。

記憶域の使用量=0.03 GB、記憶域のクォータ(上限)= 0.98 GB
検索結果ページをカスタマイズしたりしなければ、
容量の心配は不要ですね。

SharePoint Online既定 個人用サイト
5) https://(tenant)-my.sharepoint.com/
個人用サイト。

個人用サイトのルートになるサイトコレクションですね。
これは 使うものなので 削除とかしちゃダメですね。

記憶域の使用量=0.03 GB、記憶域のクォータ(上限)= 0.98 GB
プロファイルのプロパティ追加とか カスタマイズしてなければ
容量の心配は不要ですね。

SharePoint Online既定 一般向け Webサイト
6) http://(tenant)-public.sharepoint.com
Microsoft Officeサイトでは「一般向け Webサイト」という呼び名みたいですね。パブリック Webサイトとも呼ばれるみたい。
小さな企業向け(?)に、簡単な設定ガイドもあるみたい
S無し(http://)でアクセスすると、S付(https://)にリダイレクトされる仕様みたい。

既定では、「外部ユーザー以外のすべてのユーザー」に、閲覧権限が付与されているようですね。
外部公開のタイミングで、匿名アクセス可能にするのかな?

テナント全体の共有設定によりますが...
・共有を許可しない
・招待を承諾する外部ユーザーを許可
・匿名アクセス
それぞれで、どうなるのかは謎ですね。

記憶域の使用量=0.13 GB、記憶域のクォータ(上限)= 0.98 GB
使わない場合、どうしておくのが BESTかな?
コンテンツは 130 MBぐらいなので、そのままにしておいて、
クォータ(上限)だけ 下げて 塩漬けかな。


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