SharePoint Online 外部ユーザー共有

SharePoint Online : 2016.03.17 Thursday
SharePoint Onlineでは、内部ユーザー(= Office 365テナント内のユーザー)以外の「外部ユーザー」と情報共有ができます。

外部ユーザーとは?
外部ユーザーとは、
・Microsoftアカウントを持ったユーザー
・別のOffice 365テナントのユーザー
のいずれかです。

Office 365を使っていない場合は、Microsoftアカウント(例: xxxx@hotmail.com)の作成が必要です。

テナント全体の外部共有
SharePoint Online全体の設定で、外部共有を許可するか否かの設定があります。

SharePoint管理センターの[設定]メニューで設定できます。
・組織外との共有を許可しない
・共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする
・共有への招待を承諾する外部ユーザーと、匿名ゲスト リンクの両方を許可する

サイトコレクションごと外部共有
外部共有のサイトコレクションごとに設定できます。

SharePoint管理センターの[サイトコレクション]メニューで、設定するサイトコレクションを選択(チェック)して、[共有]で 設定できます。
・組織外の共有を許可しない
・共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする
・匿名アクセスのリンクを使用して、すべての外部ユーザーとの共有を許可します

サイトコレクションごとの詳細オプション
SharePoint管理センターで設定して満足していては いけませんw

外部共有を許可したサイトコレクションでも、詳細オプション設定をしておいた方がBetterです。

[サイトの設定]−[サイトの権限]−[アクセス要求の設定]で、アクセス要求を許可するか、アクセス要求がきた場合に メール通知を受けるかが指定できます。
・サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します。
  ・メンバーが、他のユーザーをサイト メンバー グループ
  「本サイト メンバー」に招待することを許可します。
・アクセス要求の許可
 すべてのアクセス権要求を以下の電子メール アドレスに送信する:

アクセス要求とは...URLだけを 誰かから聞いて、権限のない SharePointサイトにアクセスすると 出てくる画面で、[アクセス権を要求]する奴です。管理者が明示的に招待していないけど、口コミで 入ってくるケース。

メンバーにお任せするサイトであれば、既定のままでOKです。
管理者だけがアクセス権限を与えられるようにするには、[アクセス要求の設定]で、1つ目のチェックボックスをOFFにしておくことをお勧めします。

外部ユーザーの招待
外部共有するサイトで[共有]をクリックして、招待するユーザーに 外部ユーザーのメールアドレス(例: xxxx@hotmail.com)を入力して、[オプションの表示]で 権限を選択して、[共有]で招待メールが送信されます。

招待されたユーザーには、招待メールが届きます。
招待メールの本文にあるリンク(例: ExternalSite)をクリックします。
External01

アカウントの種類を選択する画面が表示されます。
Microsoftアカウントをクリックすると、招待された外部共有サイトが表示されます。
External02


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