OneNote 2016の同期設定 と OneNoteファイル構成

SharePoint Online : 2016.03.17 Thursday
Officeファミリーに、いつの間にか参加していた OneNote

OneNoteは、リッチテキストの保存ができて、メールや画像をペタペタ貼るのに便利なノート型アプリケーション。

クライアントアプリも、いまだと 何種類もある。
・OneNote 2010クライアント
・OneNote 2013クライアント
・OneNote Online

OneNote Onlineは、その OneNoteファイルだけが開けて・編集できるけど...多くのOneNoteをまとめて Indexしておくことはできない。

OneNote 2010/2013クライアントは、色々な OneNoteファイルが開けて・編集できて、他の人が更新したら同期してくれる。
この「同期」が、かなりの曲者(くせもの)。
誰かが間違って更新したり、参照だけのユーザーが間違って更新したりした場合でも、OneNoteファイルを同期してしまい...直そうとしても、更新同期されてしまったり(^−^;

OneNote 2010/2013クライアントは、同一PCに共存可能で...同期設定も それぞれのアプリケーションにあるので、二刀流の人は 注意が必要ですね。

ユーザーに適切な権限( Read Only、Read/Write可)を付与していれば、事故は少なくなるのですが 大人数で共有していると、事故る可能性もUP(^−^;;;

OneNoteファイルは、「親玉の OneNoteフォルダファイル」と、「子分の OneNoteセクションファイル」×Nで 構成されるみたい。
  正式なファイル名は...
  ・OneNoteノートブック(フォルダ)
  ・OneNoteセクション(.oneファイル)
  というらしいです。

SharePointドキュメントライブラリ(OneDrive ライブラリ)に、OneNoteファイルを置くと 「親玉の OneNoteフォルダファイル」が OneNoteアイコンになって、子分が見えなくなりますね...。

「エクスプローラで開く」で見ると、「親玉の OneNoteフォルダファイル」は Windowsフォルダになって、「子分の OneNoteセクションファイル」は Windowsファイルになりますね。

OneNoteの親子関係は...関係が希薄で...別の親玉フォルダに、子分ファイルを移動すると 親子関係になります。
ある意味、便利なのですが・・・間違って 別のフォルダに 子分ファイルを移動しちゃうと、「どこの子分だったか」が不明になるという問題もあります。

うまく チーム・グループで使いこなせるようになれば いいのですが。


(2016/04/05 追記)
ルールを決めずに運用を開始すると問題が起きる
・・・当たり前ですね。
痛い目を見ないと解らない人も、世の中にはいますが。

クライアントアプリケーションごとの注意点、どれを推奨するか
・OneNote Online− 表示いまいち
・OneNote 2010 − 同期の問題
・OneNote 2013 − 同期の問題

OneNoteファイルの命名規約
・ノートブック(=フォルダ)
・セクション(= *.oneファイル)
一般的な名称(例:議事録)などにすると、Windowsフォルダと重複したり、どのファイルか解らなくなる。
セクションについても、ノートブックから分離した場合に、何が書いてあるか解らなくなる。

SharePointサイト ドキュメントライブラリ、OneDriveなどのフォルダ位置
置き場としての、どのサイトをどのような時に使うか

(2016/04/11 追記)
OneNote 2013を使う上での注意点をいくつか。

オートコレクトは OFFっておけ
Officeアプリケーション(Word,Excel,他)には、オートコレクトという便利な機能がある。1人でファイルを編集しているときは、スペルミスが 括弧のくくり間違いがわかり、大変有用である。

しかし、複数名でファイルを編集/参照するのには、オートコレクトは やっかいな機能になってしまう。「オート」なので、本人が意識していなくてもファイル編集権限があれば 修正してしまうので、「あれっ? 何か変更したっけ?」という状態になってしまう。

ならば、いっそ、オートコレクトは OFFにしておく方が 事故る可能性が下がる。
・リボン [ファイル]タブ - [オプション]、[文章校正] - [入力時にスペルチェックを行う]をOFF
・[オートコレクトのオプション]、[オートコレクト]タブ、[入力中に自動修正する]をOFF
・[オートコレクトのオプション]、[数式オートコレクト]タブ、[入力中に自動修正する]をOFF

たまには掃除もしてみたら?
OneNoteでは ごみ箱を持っていて、セクションを削除したりすると、ごみ箱に格納される。
1人でファイルを編集しているときは、誤って消したものを復活できるので、大変有用である。

しかし、ごみ箱の存在を知らず...ただただ ごみを蓄積するだけであれば、ごみ箱の存在意義は薄れる。

たまには 掃除もしてみたら?
・リボン [履歴]タブ - [ノートブックのごみ箱] -[ごみ箱を空にする]

変なのコピーしてない?
OneNoteでは SharePointやOneDrive for businessのファイル同期ができる。 OneDriveなどの個人ストレージであれば、自動的に同期されるので リモートバックアップ代わりになり、大変有用である。

OneNoteでは既定で、開いたままの OneNoteファイルを自動で同期する。その動作を知っている人であれば、他の編集者が書いた記事を読む RSS Reader的な使い方もできる。

しかし、SharePointやOneDrive for businessのように、複数名でファイル共有するストレージの場合、複数名の不要な同期が 事故につながることもある。同期設定を意識して、周りの迷惑にならないようにするのが、協働作業の基本なのかもしれない。

同期設定を確認するには
・リボン [ファイル]タブ - [同期状態の表示]

同期するファイルを確認するには
・エクスプローラで、以下のフォルダを開く
   C:¥Users¥¥AppData¥Local¥
     Microsoft¥OneNote¥15.0¥バックアップ
・このフォルダ配下に、「正しく配置されなかったセクション」があれば
 同期エラーとなったファイルが存在する(→ファイル削除)


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