OneDrive for Businessに 通知を設定して、変更があったらメール送信する方法

SharePoint Online : 2017.05.23 Tuesday

SharePoint Onlineの通知機能

SharePoint Onlineには「通知」という機能があり、リストやライブラリに変更があったときに電子メールが送れます。「お知らせ」リストに通知を設定しておけば、スタッフがお知らせを新規追加したタイミングで、関係するメンバーに メールが送信されます。「ドキュメント」ライブラリに通知を設定しておけば、プロジェクトメンバーが新しいファイルをアップロードしたタイミングで、関係するプロジェクトメンバーにメールが送信されます。

通知は、個々のメールアドレス単位でも、Azure ADセキュリティグループ単位でも 設定できます。ただし、SharePointサイトに 当該ユーザー(または Azure ADセキュリティグループ)が権限を持っていないと、メールが送信されません。

設定した通知は、各メンバーが 自分自身に設定された「通知設定」を閲覧/編集/削除できます。設定した通知は、サイト管理者が サイトのメンバーごとに「通知設定」のタイトルを確認/削除できます。

OneDrive for Businessの通知機能 設定

OneDrive for Businessのメニューには、SharePoint通知機能はありません...が、設定はできます。

手順は、以下の通り。

1. Office 365にサインインして、OneDrive for Businessを表示

2. 右上の[歯車]アイコン -> [サイトの設定(Site Settings)]
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3. 右上の[歯車]アイコン -> [サイト コンテンツ(Site Contents)]

4. 左下の[従来のSharePointの表示に戻す]

5. サイトコンテンツの画面で、ドキュメントの[...] -> [設定]
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6. ドキュメントライブラリの設定画面が表示されたら、Webブラウザのアドレス(URL)で 「listedit.aspx」の部分を「SubNew.aspx」に変更して Enterキー

7. 新しい通知画面が表示されたら、通知先のメールアドレス、通知の対象、通知頻度などを設定して [OK]
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OneDrive for Businessの通知機能 解説

設定手順 6.では、リストの設定画面から 通知設定画面に アドレス(URL)を書き換えて、通知設定画面を表示しています。

OneDrive リスト(ライブラリ)の設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/listedit.aspx?List=(ListGUID)

OneDrive リスト(ライブラリ)の通知設定画面は、以下のURL形式です。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)
 /_layouts/15/SubNew.aspx?List=(ListGUID)

設定した通知は、以下のURL形式で確認できます。
https://(DomainName)-my.sharepoint.com/personal/(UserMailAddress)/
 _layouts/MySubs.aspx

このサイトの個人用通知画面では、当該ユーザーが設定した通知の情報が表示され、変更/削除できます。また。新たに別リストなどにも通知設定もできます。
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