SharePoint Online/OneDrive for business バージョン履歴管理
SharePoint Onlineのドキュメントライブラリには、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値では 500 のメジャーバージョンを保持するようになっています。OneDrive for businessは、裏側では SharePoint Onlineを使っているので、OneDriveライブラリにも、ファイルバージョンを履歴管理する機能があり、既定値は 500メジャーバージョン保持です。
バージョン履歴を残すメリット、デメリット
過去バージョンを残すことで、「間違った変更などを元に戻したり」、「過去のファイル内容を確認したり」できるメリットがあります。いつ どのファイルに どのような変更を行ったか 覚えている（記録している）几帳面な方であれば 特定の日時の状態にファイルが復元できるので、たいへん便利な機能です。過去バージョンを残すということは、上記のメリットのトレードオフとして、「ストレージ領域を（余分に）使う」というデメリットがあります。企業ユーザー向けの OneDrive for business は Office365 E1/E3/E5ライセンスを持っていれば 初期状態で 1 TBのストレージが使えますが、そのほとんどが過去バージョンとなると、相対的にみて OneDriveにおけるファイル容量が減ります。いくつかのファイルをOneDriveに置いて、更新（＝バージョン履歴情報が追加）していくと 計算上は「1 TB÷500 バージョン」なので 約 2 GBが実ファイルの合計値となります。Word/Excelなどの 数10 kBのデータであれば 2万ファイルぐらいまでですが、画像・動画ファイルなどのサイズが大きいものでは、すぐにストレージ領域を使い切ってしまうかもしれません。
ローカルパソコンにあるファイルをバックアップとして OneDriveに格納する場合、当該ファイルが更新されないのであれば １バージョンだけでよく バージョン履歴管理は不要です。当該ファイルが定期的に更新されるのであれば、バージョン履歴管理が必要になります。
OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴機能をOFFにする方法
SharePoint Onlineであれば ドキュメントライブラリ設定画面から、バージョン履歴の保存有無、バージョン数が変更できますが・・・OneDriveでも 同じように設定変更はできます。ただし、複雑な操作になるので 一般ユーザーには敷居が高いかもしれません。1. OneDriveの右上［歯車］、［サイトの設定］
2. サイトの設定画面で、右上［歯車］、［サイトコンテンツ］
3. サイトコンテンツ画面で、左下［従来のSharePointの表示に戻す］
4. (旧)サイトコンテンツ画面で、「ドキュメント」の下にある［．．．］、［設定］
5. ドキュメント設定画面で、［バージョン設定］
6. バージョン管理の有無、バージョン数を変更して ［OK］
OneDrive for businessライブラリのバージョン履歴を削除にする方法
ストレージ領域が少なくなったときに、バージョン履歴機能 OFFのような「複雑な操作」をおこなわずに、手っ取り早く 対処するには「過去バージョンの削除」という手段もあります。OneDriveで ファイルの右側にある［．．．］−［バージョン履歴］をクリックして、バージョン履歴画面で［すべてのバージョンを削除］をクリックすれば、１ファイルのバージョン履歴が削除されます。サイズの大きなファイルから順に、他のファイルについても 同様な操作をおこなえば 暫定的ではありますが ストレージの空き領域が増えます。
