SharePointアクセス権限付与の変遷
SharePoint Server 2010までは、サイト権限は サイト管理者（サイトコレクション管理者）だけが管理する「中央集権」的な仕様でした。SharePoint Server 2013、SharePoint Onlineでは、サイトメンバーが 他のメンバーに権限を付与したり、フォルダ／ファイルを共有できたり・・・SNS的な「フラット」な仕様になっています。
SharePoint Server 2013、SharePoint Onlineの「アクセス要求の設定」で、ユーザー招待、フォルダ／ファイル共有、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作が設定できます。
SharePointアクセス要求の設定
SharePoint Online「サイトの設定」＞「サイトの権限」にある「アクセス要求の設定」には、４つのチェックボックスがあり、そのON/OFFで 権限付与、共有の動きが変わります。上２つのチェックボックスは「ユーザー招待」と「フォルダ／ファイル共有」の設定で、下２つのチェックボックスは、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作設定です。
| １ | アクセス権限を要求できるユーザーを選択するか、 他のユーザーをこのサイトに招待します。 |
| ２ | サイトと個別のファイルおよびフォルダーの共有をメンバーに許可します。 |
| ３ | アクセス要求の許可 |
| ４ | すべてのアクセス権要求を以下の電子メール アドレスに送信する |
「アクセス要求の設定」は、サイトコレクションのトップレベルサイトで設定すれば、権限を継承しているサブサイトでも同じ設定になります。しかし、サブサイトで固有の権限を付与すると そのサブサイトでも「アクセス要求の設定」が必要です。サブサイトで固有権限付与した直後は、「アクセス要求の設定」が既定値になるので注意してください。
「ユーザー招待」と「フォルダ／ファイル共有」
上２つのチェックボックスで「ユーザー招待」と「フォルダ／ファイル共有」の動作が設定できます。チェックボックスのOn/Off設定と、動作の対応は、SharePoint権限グループごとに異なります。
１つ目チェックあり、２つ目チェックあり（既定値）
| テナント内 ユーザー招待 |
テナント外 ユーザー招待 |
テナント内 フォルダ/ ファイル共有 |
テナント外 フォルダ/ ファイル共有 | |
| Owner | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Member | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Visitor | △Owner承認依頼 | × | △Owner承認依頼 | × |
１つ目チェックあり、２つ目チェックなし
| テナント内 ユーザー招待 |
テナント外 ユーザー招待 |
テナント内 フォルダ/ ファイル共有 |
テナント外 フォルダ/ ファイル共有 | |
| Owner | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Member | △Owner承認依頼 | × | 〇 | 〇 |
| Visitor | △Owner承認依頼 | × | △Owner承認依頼 | × |
１つ目チェックなし、２つ目チェックなし
| テナント内 ユーザー招待 |
テナント外 ユーザー招待 |
テナント内 フォルダ/ ファイル共有 |
テナント外 フォルダ/ ファイル共有 | |
| Owner | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Member | △Owner承認依頼 | × | △Owner承認依頼 | × |
| Visitor | △Owner承認依頼 | × | △Owner承認依頼 | × |
残念なことに 既定値では、メンバーがメンバーに権限付与できて、メンバーがフォルダ共有できたりします。メンバーからみると自由な感じですが、サイト管理者から見ると「サイトが混沌とした状態」になるので困りますよね。
サイト管理者が「中央集権」的に管理するためには、
１つ目チェックなし、２つ目チェックなし
にすることをお勧めします。
権限なしユーザーのサイトアクセス時の動作
下２つのチェックボックスは、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際の動作設定です。「アクセス要求の許可」をチェックすると、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際に、アクセス要求を送信する画面が表示されます。ユーザーがアクセス要求を送信すると、サイトコレクション管理者（または 指定されたメールアドレス）に権限要求のメールが送信されます。
「アクセス要求の許可」のチェックを外すと、権限のないユーザーがサイトにアクセスした際に、アクセス権限なしのエラー画面が表示されます。
一番下のチェックボックス（すべてのアクセス権要求を以下の電子メール アドレスに送信する）下のメールアドレスには、当該サイトを作成したユーザーが自動的に設定されます。人事異動などで サイト管理者が変わった場合に、サイトコレクション管理者／サイト所有者／サイトメンバー／サイト閲覧者などは見直しすると思いますが、このメールアドレスは忘れがち。前任者のメールアドレスだけが残るので、サイトに権限がなくても メールが送信されてしまいます．．．。