SharePoint外部共有サイトに テナント外の外部ユーザーを招待して 情報共有する方法

SharePoint Online : 2017.09.20 Wednesday

外部共有サイト、外部ユーザーの概要

SharePoint Online/OneDrive for Businessでは、Office 365テナント外のユーザーと情報共有ができます。
「テナント外のユーザー」は 外部ユーザー(External user)と呼ばれ、Outlook.comなどのMicrosoftが無償で提供するコンシューマ向けのアカウントや、Office 365の別テナントユーザー、Office 365を導入していない企業のメールアカウントを使って SharePoint/OneDriveにアクセスするユーザーです。

一番簡単な方法は、1つ目の Microsoftアカウントを使う方法です。Outlook.comなどのアカウントを使って、SharePoint/OneDriveを使った情報共有が 追加料金なしでできます。

Office 365テナント全体の設定で、外部共有をOFFにしていると SharePoint/OneDriveでは外部共有ができなくなります。セキュリティを重視するか、利便性を追求するかは 会社ごとのポリシーなので...。

外部共有サイト

外部共有サイトの設定は、SharePoint管理センターのサイトコレクション一覧で「共有(Sharing)」を使えば、サイトコレクション単位で ON/OFFできます。

SharePoint External Site

外部共有の種類は4つ(外部共有を許可しない、既存の外部ユーザーには許可する、招待して認証された外部ユーザーに許可する、すべての外部ユーザーに許可する)あります。

セキュリティを重視する社内用のサイトコレクションであれば「外部共有を許可しない」を選択します。セキュリティをある程度は保ち外部との情報共有で利便性を高める場合「招待して認証された外部ユーザーに許可する」を選択します。

外部ユーザー

一番簡単な Microsoftアカウントを使った外部共有は、以下の4つのSTEPで 外部共有できるようになります。
(1) Microsoftアカウントの作成
(2) Microsoftアカウントを連絡
(3) Microsoftアカウントを招待
(4) Microsoftアカウントでアクセス

(1) Microsoftアカウントの作成

SharePoint create External user

外部ユーザーは、Microsoftアカウント登録画面(https://signup.live.com/)で 新しいメールアドレスの作成をクリックして、必要な情報を入力していけば Microsoftアカウントが作成できます。画面がたくさんあり、入力する情報も たくさんありますが。
SharePoint create MS Account 1

SharePoint create MS Account 2

SharePoint create MS Account 3

Microsoftアカウントの作成が完了したら、受信メールを確認しておきましょう。初回アクセスで メールボックスができるので、この操作を行っていないと、外部ユーザーを招待したメールが受信できません。

(2) Microsoftアカウントを連絡

SharePoint contact External users email

外部ユーザーが Microsoftアカウント(メールアドレス)を作成したら、Office365のサイト管理者にメールを送り、メールアドレスを知らせます。

(3) Microsoftアカウントを招待

SharePoint invitation External user

サイト管理者は外部共有サイトの権限設定画面で 新しいユーザーに、外部ユーザーのメールアドレスを登録します。SharePoint/OneDriveから外部ユーザー宛てに招待メールが送信されます。

(4) Microsoftアカウントでアクセス

SharePoint access External site

外部ユーザーは、Microsoftアカウントのメールボックスに届いた招待メール本文にある(外部共有サイト URL)リンクをクリックして、外部共有サイトにアクセスします。


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