SharePoint OnlineチームサイトとOneDrive for Businessのドキュメント ライブラリ バージョン管理を有効化

SharePoint Online : 2018.05.28 Monday
SharePoint管理者から見て、驚きの「改悪」ニュースです。
「SharePoint OnlineチームサイトとOneDrive for Businessのドキュメント ライブラリ バージョン管理を有効化」。

Versioning update to Document Libraries in team sites in SharePoint Online and OneDrive for Business

SharePoint Versioning Update Min 100 Version

ニュースの概要をまとめると、以下の通りです。
・対象は SharePoint Online と OneDrive for Business の ドキュメントライブラリ
・メジャーバージョン保持数が 100未満ならば 100に変更される。
・メジャーバージョン保持数が 100以上ならば 変更はなく、そのまま。
・メジャーバージョン保持数をOffにはできない。バージョン管理の無効化もできない。
・展開時期は 2018年6月初旬から 7 月末まで。

このニュースのどこが「驚き」なのかは...
・例えば OneDriveは 1 TBの容量がありますが、既定値のまま バージョン数=500としていると 最大で「実際のファイルサイズ」の 500倍の容量が必要になります。 つまり、1 TB÷500→ 2 GBしか 使えなくなります。そんなに 更新しないファイルであれば 運用上は問題ないのですが、複数名で頻繁に更新する ExcelファイルやOneNoteファイルなどは 無駄なバージョンが増えて、容量を圧迫するかと。

・OneNoteファイルは 動画ファイルや画像ファイルなどを貼り付け易いので 1ファイルサイズが大きくなりますが、そのようなサイズの大きいファイルを扱う場合も、メジャーバージョン保持数が 100以上になるので 最大で「実際のファイルサイズ」の100倍の容量が必要になります。例えば 500MBのOneNoteノートブックを頻繁に更新すると 500MB×100→50 GBの容量を消費します。たった 1%のために 残り99%の無駄な容量を消費するのは 明らかな無駄。

・いままでの SharePointでも バージョン数は 5から10が一般的です。Office Onlineが自動でファイル保存するので、そのような使い方をする場合は バージョン数を大きくします。大きなサイズのファイルがあれば バージョン数を小さくします。そのような バージョン数の調整(0から100未満)が できなくなるのは痛いです。

Microsoftさんの言い分としては...
・2018年7月に ユーザー辺りの容量を 20倍(0.5 GB→10.0GB)にした。
・バージョニングは ユーザーデータの記録保持に役立つ。

上記のブログサイトに、たくさんコメントついていますが 結果的に「このUpdate無し」になってくれると嬉しいです。

(2018.05.31 追記)
発表から1週間が経過して、ブログ記事へのコメントも増えていますね。
・本質を理解している「出来る子」コメント 33%
・MS関係者らしき人の 微妙なコメント 21%
・本当にSharePointを使っているのか疑わしいコメント 46%

もっと「出来る子」コメントが増えてくれると嬉しいです。

(2018.06.15 追記)
ブログ記事へのコメント、OneNoteに関するRoger Guさんの回答が笑えますね。

▼MSブログ記事のコメント回答
OneNote versioning works differently from other documents regardless the library setting, so this change won't affect OneNote.
OneNoteのバージョン管理は、ライブラリの設定に関係なく他のドキュメントとは異なるため、この変更はOneNoteには影響しません。
▲MSブログ記事のコメント回答

SharePointライブラリのバージョンとは別に、OneNoteノートブックはバージョンを持っています。つまり、SharePointライブラリ上にOneNoteノートブックを置く場合、どちらかのバージョンは不要。なので 通常は SharePointライブラリ側のバージョンをOffにします。

SharePointライブラリ上にOneNoteノートブックを置く場合、OneNoteノートブックは「フォルダ」なのでバージョンはなく、OneNoteセクションファイルに SharePointバージョンが付く 。そして ユーザーは SharePointライブラリからは OneNoteセクションファイルは操作できないので SharePointバージョンが勝手につくけど削除できない無駄な状態。サイトコレクション管理者が記憶域メトリックスから 1ファイルづつバージョンを削除? 運用的にあり得ないですね...。


また 新しいブログ記事(New Updates to OneDrive and SharePoint Team Site Versioning)が掲載されていますね。援護射撃でしょうか。内容的には変更なしで、6月後半から7月中に展開です。民の祈りは 神には届かず...

バージョン設定画面で 設定できる項目は7つあります。
SharePoint Online Version Setting

バージョン設定のバリエーションを 10種類準備して バージョン設定がどのようにUpdateされるのか、待ってみようと思います。
SharePoint Online Version Evaluation Sheet

(2018.08.17 追記)
日本では お盆休みの人も多いかと思われますが。バージョン設定、ついに一般提供が開始されました。まだ、実物にはお目にかかっていませんが、どうなることやら・・・。
SharePoint Online Version Settings


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