SharePoint Online モダンUI お知らせの サイト・リストの構成

SharePoint Online : 2018.11.30 Friday
従来「ポータルサイト」と呼ばれていた、社内のお知らせなどを掲載する SharePointサイト。SharePoint Onlineが クラシックUIからモダンUIに変わるので サイト・リスト構成も見直しが必要かと思い...そもそも どのような構成があり、どのような会社規模に向いているかを考えてみました。

まずはアクセス権限。
SharePointのオブジェクト階層としては サイトコレクション、サイト、リストがあり、それぞれの単位で アクセス権限が設定できます。社内のお知らせを作成(投稿)する人を限定するかどうかは、利用ユーザーのITリテラシーや、会社のカルチャーによります。権限制御なしで「誰でも投稿」できる会社もあれば、部門ごとにサイトを分けて お知らせを投稿できるユーザーを限定する会社もあります。

そして モダンUIと言えば ハブサイト。
SharePoint OnlineモダンUIでは、「ハブサイト」と呼ばれるサイトを束ねる機能があります。ハブサイトは...大規模な会社で 組織変更などが多い場合にはメリットがありますが、(サイト数が少ない)小規模な会社では ハブサイトを使う必要性は あまり感じられません。

SharePointモダンUIのポータルサイトは、投稿の権限制御(なし,リスト単位,サイト単位,サイトコレクション単位)、集約機能(ハブサイトなし,ハブサイトあり)の組合せで、5つのサイト・リスト構成が考えられます。

No. ハブ数 サイトコレ
クション数
サイト数 リスト数 投稿
ユーザー
ユーザー数
規模
10111誰でも100
2011Nその部門だけ300
301N1その部門だけ1000以上
40N+11〜1その部門だけ1000以上
51N1〜1その部門だけ1000以上

表中の「ユーザー数規模」は、私の今までの経験から出した「目安」です。
5つのサイト・リスト構成の説明、メリット、デメリット、以下の通りです。

No.1 0:1:1:1 誰でも投稿OK

小規模な会社、ITリテラシーの高い会社などで利用される構成。
権限管理、容量管理などが容易。
ユーザーの誤操作(誤削除)などのリスクあり。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 1

No.2 0:1:1:N 部門ごとのリスト

中規模な会社で利用される構成。
部門ごとにリストを分けて、投稿の権限分け。
リストごとに固有権限を設定するので 権限管理が少し難しい。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 2

No.3 0:1:N:1 部門ごとのサイト

大規模な会社で利用される構成。
部門ごとにサイトを分けて、投稿の権限分け。
サイトごとに固有権限を設定するので 権限管理は容易。
部門ごとのサイトは分かれているが、サイトごとの容量は制限できない。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 3

No.4 0:N+1:1:1 部門ごとのサイトコレクション HUBなし

大規模な会社で利用される構成。
クラシックUI時代に 大規模な会社で 利用されていた構成。
情報の集約には クラシックUIのコンテンツクエリWebパーツ、コンテンツ検索Webパーツなどが有用であった。
部門(サイトコレクション)ごとに容量制限できる。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 4

No.5 1:N+1:1:1 部門ごとのサイトコレクション HUBあり

大規模な会社で利用される構成。
これから迎える「モダンUI時代」に 大規模な会社で 利用される構成。
情報の集約には モダンUIの ニュースWebパーツ、イベントWebパーツなどが有用。
部門(サイトコレクション)ごとに容量制限できる。
SharePoint Online Modern UI Site Structure 5



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